Assistant pôle (H/F)

Description de l'annonce

Rattaché au Directeur de Pôle :
les missions principales seront :
– Assurer le secrétariat courant
– Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société à mission

Secrétariat Classique et Assistance des Directions :
– Effectuer le secrétariat courant : gestion des fournitures, traitement réponse aux courriers institutionnels ou de réclamations, gestion agenda et des congés, accueil téléphonique, édition en envoi des publipostages
– Organisation et suivi des réunions : réservations de salle, invitations et rédaction des comptes-rendus
– Organiser le traitement des dossiers : numérisation des documents sur les outils métiers, classement, archivage, gestion documentaire

Assistance Technique des collaborateurs du Pôle :
– Assister les collaborateurs/trices du pôle dans le suivi administratif des dossiers selon les procédures en vigueur
– Participer à la chaine de traitement des dossiers sur progiciel : saisie BC/BT, facturation
– Secrétariat des Conseils de Concertation Locative (CCL) : planification des réunions, préparation de l’ordre de jour, rédaction des compte-rendu
– Réception, contrôle et enregistrement des attestation multirisque habitation fournies par les locataires ; envoi et suivi des relances
– Informer et orienter les partenaires, les prestataires et les clients
– Participer à la polyvalence au sein du pôle
– Participer à la formalisation des procédures.
– Assurer le lien avec les autres services pour transmissions des informations et des données issues de l’activité du pole.