Assistant(e) – secrétariat de la CRMH (H/F)

Description de l'annonce

Missions et activités principales :
Au sein de la conservation régionale des monuments historiques, site de Bordeaux, placé sous l’autorité du conservateur régional des monuments historiques et de la conservatrice régionale adjointe, elle / il sera en chargé de missions à la fois concernant le site de Bordeaux mais également à l’échelle régionale. Ses missions seront les suivantes :

1/ Gestion administrative et logistique pour l’ensemble des conservateurs du site de Bordeaux :
– Accueil téléphonique,
– Gestion du courrier, enregistrement, diffusion,
– Gestion des agendas électroniques : prises de rendez-vous, organisation de réunions,
– Mise en forme de documents, courriers, notes,
– Gestion des frais de déplacement sur Chorus DT.

Au niveau régional :
– lien administratif entre les 3 sites de la CRMH (Bordeaux, Limoges, Poitiers) : suivi des parapheurs, dossiers, etc.
– lien avec les divers interlocuteurs du service pour les renseigner, répondre à leur demande ou les orienter vers les bons interlocuteurs,
– coordination de l’activité administrative liée au fonctionnement du service : organisation des réunions, prise de notes, préparation des tableaux des congés, les relances, etc.

2/ Suivi des autorisations de travaux sur MH (immeubles et objets) :
– Suivi administratif,
– Mise en place du circuit Patronum interne et externe,
– Suivi des saisies dans AgrEgée : autorisations de travaux, avis des services consultés.

3/ Gestion administrative et logistique des experts, techniciens conseils, CAOA et CDAOA : frais de déplacements, remboursements

4/ Valorisation des actions du service : relecture et mise en forme des documents