Secretaire administratif.ve (H/F)

Description de l'annonce

Suite à un départ prochain, nous recherchons un(e) secrétaire administratif.ve pour rejoindre notre équipe.

Sous l’autorité du Directeur :

Missions principales :
– Accueil et communication : recevoir, renseigner et orienter les Résidents, les familles, les visiteurs, les intervenants médicaux, para-médicaux, ambulances, fournisseurs, traiter les appels entrants et orienter les demandes,
– Gestion des mails,
– Tri du courrier,
– Tâches d’administration des Résidents : formalités de pré-admission, contrats et avenants de séjour, suivi des dossiers, suivi des mouvements, formalités diverses, classement, repas invités, rendez-vous coiffeur,
– Tâches d’administration du personnel : formalités d’embauche, contrats et avenants, gestion du planning, suivi des absences, visites médicales, tenues, mutuelle, classement, vente tickets-repas,
– Saisie de données sur logiciels spécifiques (Via Trajectoire, Net Soins, facturation),
– Administration des stages : suivi des conventions, suivi des planifications, tableaux de bord, classement,
– Création et diffusion de divers documents,
– Secrétariat du Conseil de la Vie Sociale (élections, convocations, informations diverses, rédaction des comptes-rendus),
– Relation quotidienne avec la Direction, les responsables des services et l’équipe pluridisciplinaire,
– Traitement des réclamations et dysfonctionnements,
– Relation avec les partenaires médicaux et para-médicaux,
– Commandes diverses (fournitures, linge, fleurs, produits d’alimentation, .), inventaire,
– Contribution à l’amélioration de l’organisation quotidienne,
– Participation à la coordination entre les services.
Profil et compétences attendues

– Expérience administrative polyvalente confirmée, avec une dimension RH, idéalement en établissement médico-social,
– Rigueur et discrétion,
– Capacité pour le travail en équipe,
– Etre à l’aise avec les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook),
– Très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles,
– Capacité à organiser de manière optimale son travail,
– Aisance relationnelle et sens du service,
– Capacité à travailler en lien avec différents interlocuteurs.

Conditions du poste

Formation : Bac ou équivalent en administration, gestion, assistanat
Type d’emploi : CDI, 35H/semaine. Travail par cycle de 6 semaines avec 1 WE sur 3 et jours fériés par roulement.
Formation assurée par l’actuelle titulaire du poste.
Date de prise de poste souhaitée : le 01/01/2025
Salaire mensuel brut de 2129.89€ (grille de salaire de la CCN51)

Cartes cadeaux – chèques vacances
Participation à la mutuelle d’entreprise.
Ambiance conviviale et solidaire dans un cadre de travail agréable.