Assistant administratif / Assistante administrative

Description de l'annonce

Dans le cadre d’un congé maternité à venir, la mairie de Dommartin recherche un(e) assistant(e) administratif(ve).

Vous serez rattaché(e) à la directrice générale des services.

Dans le cadre de vos mission, vous interviendrez sur plusieurs volets :

ACCUEIL – SECRETARIAT DES AFFAIRES GENERALES :
– Accueil physique et téléphonique du public
– Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants
– Correspondance administrative, rédaction de courriers et d’arrêtés (pour les événements associatifs notamment)
– Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne
– Commande de fourniture
– Classement et archivage de dossiers
– Apporte sa participation à tous les projets mis en œuvre au sein du service
– Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l’équipe affaires générales

COMMUNICATION :
– Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal
– Rédaction d’articles et de support de communication en lien avec l’élu(e) référent(e)
– Création de support de communication
– Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission communication

ASSOCIATIONS – EVENEMENTIEL :
– Collaboration avec l’élu(e) concerné(e)
– Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions, .)
– Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions)
– Relations avec les partenaires institutionnels concernés
– Organisation logistique d’événements communaux (dont protocole)
– Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l’élu(e) référent(e)

INSTANCES MUNICIPALES :
– Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence, .)
– Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée)
– Préparation des procès-verbaux des CAO
– Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l’affichage sur le site internet
– Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents, .)
– Suivi régulier de l’enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur

N’hésitez plus, rejoignez-nous !