Chargé.e d’accueil / Gestionnaire administratif.ive en Etat Civil (H/F)

Description de l'annonce

L’Agent assure l’accueil physique et téléphonique en Mairie, la gestion de dossiers et les procédures liées à l’Etat Civil.

MISSIONS :

– Accueillir, orienter et informer les usagers (accueil physique et téléphonique),
– Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
– Gérer les formalités administratives courantes : délivrer des copies d’actes d’état civil, assurer les inscriptions sur les listes électorales, gérer le courrier et les messages électroniques,
– Traiter les demandes liées aux mariages, PACS, décès, procédures de changement de nom, prénom ou sexe etc,
– Contribuer à la gestion du cimetière et répondre aux demandes,
– Délivrer des documents administratifs (attestation etc.),
– Réaliser des travaux de bureautique,
– Rédiger des courriers courants,
– Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation mis à disposition du public,
– Gérer les affichages réglementaires,
– Procéder au classement et à l’archivage.
– Au besoin, participer à l’organisation matérielle et administrative des élections,
– Tenir les plannings de la salle des mariages, du bureau des élus, des véhicules de service.

COMPETENCES :

– Connaissance des différentes démarches liées à l’Etat Civil, aux acteurs territoriaux,
– Sens de l’écoute de l’analyse, techniques d’accueil du public,
– Sens de l’organisation et du service public,
– Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels de bureautique, éventuellement des logiciels Arpège Requiem, Mélodie, Berger-Levrault (formation possible à la prise de poste),
– Discrétion et autonomie,
– Adaptabilité.

CONDITIONS D’EXERCICE DU POSTE :

– Présence régulièrement nécessaire le samedi,
– Contrat à temps complet de 3 mois renouvelable,
– Attribution des titres-restaurant.