Chargé d’accueil et de gestion administrative (h/f)

01 - FERNEY VOLTAIRE
9 septembre 2025
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Date limite:

Description de l'annonce

Sous l’autorité du directeur du service enfance, vos missions seront les suivantes :
– Accueillir le public relatif au scolaire et périscolaire.
– Assurer l’administration et le secrétariat du service.
– Assurer le contrôle des inscriptions, des pièces justificatives et être rigoureuse sur le protocole dans son ensemble (carte scolaire, dérogation etc.)
Gestion administrative du service enfance
– Assurer l’accueil téléphonique et physique du public et répond aux mails : renseignements, informations, conseils.
– Traiter les demandes d’inscription scolaire et périscolaires et gestion des dossiers (contrôle des pièces justificatives, mises à jour et saisie informatique).
– Envoyer des communications groupées aux parents par le logiciel dédié.
– Trier, classer et archiver les documents.
– Participer à la campagne d’inscriptions scolaires et périscolaires.
– Enregistrer toutes les modifications d’inscription/annulation dans le logiciel.
– Participer aux réunions de direction du service.
– Suivre les rendez-vous en ligne du service sur le logiciel dédié, (suivi des rendez-vous, mise à jour des disponibilités du service, mise à jour lors des campagnes d’inscriptions, extraction de données statistiques).
– Suivre et gérer les demandes d’intervention dans les écoles en lien avec les services techniques sur E-Attal (interventions travaux, prêt de matériel).
– Suivre et contrôler les bons de commande et factures liés au scolaire et périscolaire.
– Enregistrer les courriers sur Elise selon les besoins.
– Assurer l’encaissement des règlements des familles et gérer les régularisations de factures.
– Passer les commandes de repas auprès de notre prestataire.

Connaissances attendues
– Maîtriser les techniques de base du secrétariat et de la bureautique
– Connaître les outils Informatique/Internet
– Maîtriser la langue française
– Connaître les règles et les procédures administratives
Savoir-faire
– Accueillir tous types de public/ S’exprimer clairement
– Rédaction de courrier
– Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
– Agir en cas d’urgence/ accident/ Gérer les situations de stress
Savoir être
– Accueillant, souriant, sociable
– Soigné et présentable
– Être une force de proposition pour la qualité des services
– Avoir le sens du service public
– Être organisé, méthodique et rigoureux
– Avoir une bonne capacité d’adaptation
– Avoir des capacités d’initiative et de réaction

Conditions :
– Niveau de formation : Baccalauréat minimum.
– Niveau d’expérience : Minimum 6 mois en secrétariat et contact avec le public au sein d’un service public si possible.

Candidatures (lettre, CV) :
A envoyer avant le 25 septembre 2025 par courrier à :
Monsieur le Maire, Hôtel de Ville
1 avenue Voltaire – CS 90149 – 01210 FERNEY-VOLTAIRE
Ou par mail : rh@ferney-voltaire.fr
Pour tout renseignement, s’adresser au directeur du service enfance (M. COOSEMANS : 04.50.40.18.44)