Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Description de l'annonce

Voici les missions du poste :
– Accueil téléphonique et physique
– Accueil et renseignement des résidents, familles, professionnels et bénévoles intervenants à l’EHPAD
– Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (WORD, EXCEL, POWERPOINT)
– Suivi des projets et activités de la direction
– Elaboration de notes et documents administratifs
– Gestion et affichage d’informations
– Secrétariat administratif

Les activités principales :
Accueil téléphonique et physique du public :

– Accueillir le public avec amabilité
– Prendre des messages
– S’exprimer clairement et reformuler les demandes
– Favoriser l’expression de la demande
– Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
– Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
– Mettre en relation les correspondants
– Gérer les situations de stress et réguler les tensions
– Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
– Conserver neutralité et objectivité face aux situations
– S’adapter au public de cultures différentes
– Adapter son intervention aux différents publics

Accueil et renseignement :

– Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
– Gérer un planning de réservation (salles.°
– Orienter vers les services et personnes compétents
– Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
– Rédiger des documents administratifs

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :

– Rédaction de courriers, de notes de services, de tableaux de bord
– Elaboration de saisies sur des portails (DPAE,.)

Gestion du personnel :
– Classement et archivage des documents des dossiers de résidents et d’agents
– Faire signer les contrats de travailler, les scanner et les diffuser selon la procédure, et archiver les documents dans les dossiers des agents

Gestion et affichage des informations :
– Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
– Mettre en forme des documents d’information et de communication
– Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Traitement de dossiers et saisie informatique

Archivage de documents.

La prise de poste est au plus tôt, ce recrutement intervient dans le cadre d’un remplacement d’un arrêt maladie, il peut être amené à être renouvelé.