Secrétaire du Service des Eaux (H/F)

Description de l'annonce

Principale interface du service vis-à-vis des sollicitations externes.
Recueille, traite et/ou relaie, les informations nécessaires au fonctionnement du Syndicat. Ses activités principales se partagent essentiellement entre la gestion administrative de l’eau (70%) et la saisie comptable (30%).

Activités principales
– Gestion administrative de l’eau (Facturation et recouvrement des factures d’eau – accueil du public – Tâches administratives – Suivi du contentieux abonnés)
– Réception des appels téléphoniques, accueil du public et gestion du courrier, des e-mails
– Réception, traitement, et diffusion d’informations
– Tri, classement et archivage de documents
– Réalisation de travaux de bureautique
– Préparation et suivi des dossiers d’ordonnancement des dépenses et des recettes, déclaration TVA
– Assistance du Directeur dans ses tâches administratives

Autonomie et responsabilités
– Relative autonomie dans l’organisation du travail
– Missions définies, suivies et évaluées par le Directeur
– Relation quotidienne avec le public

Relations fonctionnelles
– Placé sous l’autorité directe du Directeur Général des Services
– Relation avec les abonnés du service (Accueil – appels téléphoniques – courriers – e-mails )
– Collaboration avec le Trésor Public
– Échanges réguliers avec l’ensemble du personnel du Syndicat

Savoirs et Savoir-Faire
– Expérience dans un poste similaire souhaitée
– Connaissance dans les domaines de la facturation et la comptabilité,
– Connaissances du milieu des collectivités territoriales et de l’eau potable appréciées,
– Lien et relations avec les services techniques : ouvertures ou fermetures de compteurs, contrôles de relèves,…
– Identification et gestion d’une demande selon son degré d’urgence
– Capacité à hiérarchiser les tâches à réaliser
– Aptitude au suivi administratif des procédures et des dossiers techniques et réglementaires
– Maîtrise des outils bureautiques (Libre Office) et numériques, connaissance souhaitée du logiciel comptable Berger Levrault
– Prendre des notes et réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
– Transmettre l’information, rendre compte.
– Qualité d’expression orale et écrite
– Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous. Opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents

Savoir Être
– Disposer d’une aisance relationnelle permettant de dialoguer avec les différents interlocuteurs, en alliant adaptabilité, confidentialité ;
– Aptitude au travail en équipe, et détenir l’esprit d’équipe ;
– Posséder les capacités d’analyse, de synthèse et de travail en autonomie
– Sens des responsabilités et faire preuve de discrétion professionnelle, du devoir de réserve, et avoir le sens du service public.
– Respect des règles de sécurité,
– Capacité d’adaptation et disponibilité