Assistant-e administratif-ve et chargé-e d’accueil (H/F)

Description de l'annonce

CDD REMPLACEMENT 2 MOIS
TEMPS PLEIN
EMBAUCHE PREVUE LE 10 SEPTEMBRE 2025
DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 5 SEPTEMBRE 2025

– Elaborer des supports de travail sur informatique, en utilisant, à cet effet, un logiciel approprié : traitement de texte, tableur, bases de données.
– Administrer une base de données : créer, alimenter et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
– Saisir des données sur un ou plusieurs logiciels spécifiques
– Constituer et mettre à jour des tableaux de bord de suivi de l’activité
– Mettre en forme des documents divers papiers ou électroniques (courriers, rapports, bilans.)
– Rédiger des correspondances courantes, des notes, des mails, des comptes rendus
– Classer, archiver des documents relatifs à l’activité
– Assurer des relances téléphoniques : recueillir les informations et les saisir sur le logiciel interne
– Gérer et administrer un planning (prise de RDV, suivi de convocations)
– Accueil physique de tout public qui s’adresse à la Mission Locale
– Accueil téléphonique : Gérer un standard, prendre des messages.
– Gérer le flux, c’est à dire gérer les temps d’attente, les tensions ; contrôler les mouvements du public dans l’enceinte de la Mission Locale
– Informer et orienter le public.
– Aider le jeune à remplir un document administratif, une fiche d’accueil.
– Participer à l’animation et à l’organisation de l’espace d’information et de documentation.

Savoir Faire :
– Techniques de secrétariat et de gestion administrative
– Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
– Techniques d’accueil et de gestion de public
– Gestion standard
– Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications : logiciels Word et Excel, Outlook (agenda et messagerie), Internet, Windows Vista et XP, logiciels de base de données.
– Maîtriser les outils multimédias (Internet, réseaux sociaux,.)
– Public jeune 16/25 ans ou expérience auprès de ce public souhaitée

Savoir-Être :
– Sens du contact – Qualités relationnelles
– Capacité d’écoute, discrétion
– Capacité à gérer des situations complexes
– Rigueur et sens de l’organisation
– Savoir gérer les priorités
– Capacité à travailler en équipe
– Capacité d’autonomie et d’initiative
– Bonne élocution et aisance dans l’expression orale

Exigences :
Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat et de l’accueil exigée
Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement Excel

Formation souhaitée :
Niveau Bac domaine administratif ou +