Gestionnaire administratif à la division des examens et concours (H/F)

Description de l'annonce

L’Académie d’Orléans-Tours recrute un gestionnaire administratif à la division des examens et concours à compter du 1er septembre jusqu’au 31 août 2026.

Mission principale:
Gérer l’organisation des examens/concours, de l’inscription des candidats à l’édition des diplômes /résultats
ou Assurer la conception et la mise à disposition des sujets d’examens et veiller au bon déroulement des épreuves

Environnement de l’emploi :
La Division des Examens et Concours (64 personnels) assure :
– l’organisation sur le territoire de l’académie d’Orléans-Tours, de tous les examens nationaux,Diplôme National du Brevet, Examens pré-bac, Examens professionnels, Baccalauréats, BTS, diplômes comptables (100 000 candidats) ;
– l’organisation des concours de recrutement des personnels administratifs et enseignants.
Pour mener à bien ces missions, dans le strict respect des procédures, la DEC recrute des personnels aimant apprendre, sachant faire preuve de rigueur, d’autonomie, d’implication et souhaitant travailler en équipe, dans l’entre-aide mutuelle et la solidarité.

Activités spécifiques à l’organisation des examens et concours
– Assurer une veille juridique sur la réglementation des examens/des concours
– Contrôler l’éligibilité des candidats et la conformité de leur inscription
– Élaborer avec les inspecteurs et les chefs d’établissement / les présidents de jurys de concours, le schéma d’organisation de la session d’examen/de concours
– Affecter les candidats dans les centres d’examens/de concours
– Convoquer les jurys
– Organiser les phases de corrections et délibération
– Assurer l’accueil téléphonique et physique du public (demandes de renseignements, de diplômes )

Activités spécifiques au bureau des sujets
– Suivre en lien avec les corps d’inspection et avec les consignes ministérielles, la conception des sujets d’examens nationaux. Assurer leur relecture et mise en forme
– Assurer la reproduction et la distribution des sujets d’examens aux centres épreuves
– Participer à l’envoi du matériel examen / des sujets aux établissements
– Assurer la veille pendant les épreuves

Activités communes
– Assurer le suivi financier des frais de mission et rémunérations des intervenants
– Vérifier la saisie IMAGIN des frais de mission et de rémunération déclarés par les différents intervenants
– Assurer la prise en charge des requêtes de ces personnes (par téléphone, mail )
– Utiliser les différents logiciels spécifiques aux examens IMAGIN – CYCLADES)

Contexte et spécificités :
Travail en lien direct avec les corps d’inspection, avec les chefs d’établissements, rythme soutenu en période d’examens, gestion du stress, disponibilité

Profil:

Compétences techniques – savoirs (formation à la prise de poste, puis régulièrement)
– Connaissance du système éducatif
– Connaissance de la réglementation relative aux examens ou concours
– Connaissance de l’organisation de la session d’examens ou concours
– Règles de gestion financière en matière de rémunération et frais de déplacement des jurys
– Maîtriser les logiciels de bureautique (Word-Excel) et des outils de communication (internet/messagerie)
– Maîtriser les logiciels professionnels (IMAGIN – CYCLADES)
– Respecter les délais de transmission des documents
– Partager et transmettre ses savoirs

Compétences relationnelles – savoir être
– Discrétion et respect de la confidentialité
– Être rigoureux, méthodique, vigilant, attentif et réactif,
– Sens de l’écoute, patience, diplomatie
– Efficacité, réactivité et respect des procédures, solidarité
– Sens de l’organisation, capacité d’adaptation, autonomie
– Savoir rendre compte

Savoir-faire
– Savoir organiser son travail
– Savoir gérer les priorités et les aléas
– Savoir travailler en équipe
– Gérer les situations de stress
– Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
– Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.