Assistant(e) d’Institut (H/F)

Description de l'annonce

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, en collaboration avec la Directrice de la faculté de Psychologie et rattaché(e) hiérarchiquement au R.A.U.

Missions Principales
o Gérer l’administration pédagogique pour les étudiants en deuxième année de licence de psychologie :

Assurer l’accueil, le contact quotidien et la transmission de l’information pour les étudiants, les enseignants,
Être en charge des inscriptions avec suivi,
Organiser les rentrées des étudiants,
Suivre les dossiers administratifs : plannings, feuilles d’émargement, absences, rattrapage des cours, emplois du temps, .
Organiser la formation sur le plan logistique : réservation des salles, préparation des documents administratifs et pédagogiques,
Planifier les évaluations : préparation des épreuves, gestion des sujets d’examens, du déroulement des surveillances, saisies de notes et impression des bulletins.,
Assurer le reporting de certaines actions,
Renseigner les tableaux de bord, de suivi de l’activité et veiller à la bonne réalisation de chaque tâche dans le respect des délais impartis,
Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents.),
Communiquer et rendre compte de son travail.

Qualités requises
Sens de l’accueil,
Capacité d’adaptation aux différents publics.

Compétences nécessaires
Bonne connaissance des outils informatiques de gestion et de secrétariat
Adaptation aux outils internes
Bonne capacité rédactionnelle
Bonne capacité d’accueil physique et téléphonique
Polyvalence, organisation, rigueur, fiabilité

Formation : Bac + 2 minimum (type BTS)

Prise de fonction : dès que possible