Adjoint des cadres bilingue H/F

Description de l'annonce

EUSTAR (EU Scleroderma Trials and Research) est une organisation scientifique internationale à but non lucratif, dédiée à l’amélioration des soins, de la recherche clinique et de l’enseignement dans le domaine de la sclérodermie systémique.

Composée de centres cliniques répartis dans le monde entier, EUSTAR promeut des actions collaboratives à large échelle, soutenues par des institutions académiques, industrielles et associatives.

Le board EUSTAR supervise les projets scientifiques, stratégiques et pédagogiques de l’organisation.

Dans le cadre de son développement, EUSTAR recrute un(e) assistant(e) bilingue pour accompagner le président, Pr Marie Elise Truchetet, dans ses activités quotidiennes et coordonner des projets internationaux.

Ce poste sera basé dans le service de Rhumatologie du CHU de Bordeaux, hôpital Pellegrin. Télétravail possible après 6 mois minimum dans le poste. Des déplacements ponctuels en Europe à prévoir.

Missions générales/Activités

Gestion de l’agenda et des réunions

Assurer la gestion de l’agenda du président d’EUSTAR (rendez-vous, priorisation, coordination)
Organiser et planifier les réunions internes (notamment les réunions bi-hebdomadaires du board) et externes (avec centres, industriels, partenaires)
Préparer les ordres du jour, envoyer les invitations et les documents supports
Rédiger et transmettre les comptes rendus sous 24h pour validation
Mettre en place les réunions conjointes EUSTAR/WSF (Zoom, ordres du jour, enregistrements)
Support aux activités internationales

Maintenir le contact avec les centres EUSTAR dans le monde : suivi administratif, demandes de mise à jour, appui à l’enregistrement de nouveaux centres
Superviser le processus de soumission des documents d’éthique pour les nouveaux centres
Mettre à jour les fichiers de contacts et les bases de données (Excel, SharePoint),assurer leur fiabilité et leur accessibilité
Communication et site web

Maintenir et gérer les accès administratifs au site EUSTAR
Coordonner l’envoi de la newsletter mensuelle : relances, relecture, publication (avec Alberto)
Superviser les communications validées sur les réseaux sociaux
Gérer les échanges d’information entre le board et les partenaires extérieurs
Soutien administratif général

Appuyer ponctuellement l’équipe financière et les responsables scientifiques
Assurer le classement et l’archivage numérique de l’ensemble des documents
Participer au bon fonctionnement des projets collaboratifs, en lien avec le trésorier pour les relations industrielles
Veiller au respect des échéances et au bon déroulement logistique des projets