Assistant.e administrative et de formation (H/F)

Description de l'annonce

Sous l’autorité de la Directrice ou de toute personne habilitée par celle-ci, l’assistant/e administrative assure, pour l’association Etap-Santé, les missions suivantes :
MISSIONS GENERALES :
ASSISTANT/E ADMINISTRATIVE 0.5ETP :
Contribuer à assurer le fonctionnement global de l’association et plus particulièrement au sein de l’antenne SUD :
– Assurer l’accueil téléphonique et physique
– Veiller à la bonne organisation logistique : gestion des salles de réunions et espaces communs, mise en place /suivi planning d’occupation des locaux
– Veiller à l’accueil et au lien avec les fournisseurs de l’antenne sud
– Approvisionner en fournitures et gérer le stock de matériel (bureautique et entretien)
Participer à la gestion administrative et financière :
– Assurer le traitement, le classement et la transmission des pièces comptables en lien avec l’Assistante de Direction et/ou le cabinet comptable
– Effectuer la facturation et gérer la caisse
– Assurer la bonne gestion des courriers et des documents dans le respect des normes de protection des données : reproduction, classement, archivage, traitement du courrier
Suivi de la flotte automobile et gestion des locaux SUD/OUEST :
– Assurer le suivi de l’organisation de la flotte automobile (utilisation, entretien, réparation, remplacement, restitution) pour le secteur Sud/Ouest en lien avec l’Assistante de Direction
– Assurer le suivi et la gestion des locaux SUD/OUEST (utilisation, entretien, gestion fournitures.)
Soutien administratif à la Direction et aux responsables de pôles sur les dimensions stratégiques :
– Organisation de réunions, comités
– Création d’outils, diaporamas
ASSISTANT/E DE FORMATION 0.5ETP :
Relations commerciales
– Création envoi et suivi des devis
– Prospection
– Création et mise à jour des fichiers de suivi (clients, prospects, contacts relais)
– Réponses aux demandes de renseignements
– Echanges courants avec les fonds de formation
Appui administratif et financier
– Suivi administratif de la dispense d’une session : établissement, envoi et archivage des conventions, contrats, convocations, attestations, émargement
– Aide à l’amélioration des process en place
– Création, envoi et suivi des factures
Appui logistique
– Préparation des salles, petits-déjeuners, déjeuner, pauses, matériel nécessaire aux intervenants et rangement
– Préparation des ressources pédagogiques pour les stagiaires
– Accueil des stagiaires/ gestion parking
– Participation aux réunions de coordination amont

De manière générale veiller à une bonne communication interne, et réaliser différentes tâches afférentes à sa fonction qui pourront être confiées par la Direction.

Qualités requises :
– Rigueur et discrétion
– Autonomie
– Aptitudes au travail en équipe
– Capacité d’adaptation
– Aisance rédactionnelle
– Aisance dans l’usage des outils informatiques

Sur le volet Formation :
o Logiciel de gestion relation client
o Critères Qualiopi / cadre réglementaire de la formation continue
o Fonctionnement des prises en charge des fonds de formation