CHARGE ACCUEIL & GESTIONNAIRE MOYENS GENERAUX (H/F)

Description de l'annonce

Au sein d’une PME d’environ 35 salariés spécialisées dans la conceptions de produits médicaux, nous recherchons un CHARGE ACCUEIL & GESTIONNAIRE MOYENS GENERAUX pour un remplacement de congé maladie jusqu’à la fin du mois d’octobre susceptible d’être prolongé.

La finalité du poste:
Permettre aux collaborateurs ou intervenants dans l’entreprise de bénéficier des meilleures conditions de
travail dans le but de leur efficacité

Principales missions:
Gestion de l’accueil physique et téléphonique
– Standard téléphonique
– Gestion du courrier postal
– Gestion des salles de réunion
– Gestion des réservations pour déplacements professionnels
– Gestion de l’accueil des visiteurs
– Préparation et participation aux événements internes de l’entreprise
– Gestion des cartes recharge des véhicules électriques
– Réalisation de tâches administratives simples au service de ses collègues et validées par sa hiérarchie

Gestion de l’entretien des bâtiments:
– Maintenir en état de fonctionnement les installations existantes sur le site
– Planifier et suivre les entretiens et maintenances
– Communiquer avec le service QSE pour l’organisation des interventions dans le respect des règles de
sécurité (plan d’intervention.) et d’environnement
– Participer aux projets d’évolution des installations générales : consultation des prestataires ou fournisseurs,
gestion des plannings, suivi des chantiers
– Etre force de proposition pour générer des économies de coût des moyens généraux

Gestion de la flotte automobile:
– Gérer les dossiers administratifs (double des clés, carte grise et verte, historique des contrats, avenants
– Planifier les sorites et entrées des véhicules et coordonner les différents intervenants (loueurs,
concessionnaires, utilisateurs)
– Proposer des réaffectations de véhicules disponibles, des avenants en adéquation avec les kilométrages
effectués
– Informer les utilisateurs des démarches à suivre lors d’accidents ou de pannes et gérer les relations avec
l’assureur

Gestion du parc informatique / téléphonie :
– Etre au service des clients internes dans la limite des préconisations de sa hiérarchie
– Gérer les sauvegardes informatiques
– Gérer les demandes des employés concernant les sujets liés aux moyens généraux notamment lors des entrées / sorties de personnel en collaboration avec les RH et traiter la documentation appropriée, supprimer ou ajouter les contacts dans l’autocom, l’annuaire interne, les boîtes mail
– Accueillir, accompagner et valider l’intervention des prestataires externes sur les sites de la société en toute
sécurité
– Suivre et analyser avec le manager les besoins en matériel de secours