Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Description de l'annonce

Vos missions :

-Gérer le courrier, les appels téléphoniques, les agendas et les déplacements pour le chef d’établissement, le chargé d’affaires et le service administratif.
-Assurer le suivi administratif et documentaire des dossiers techniques (plans, devis, rapports) pour les chargés d’affaires.
-Effectuer une veille quotidienne des appels d’offres publics et privés, suivre les annonces, mettre à jour un tableau de bord et informer les responsables concernés.
-Préparer les dossiers de candidatures aux marchés : collecte des pièces administratives, rédaction des formulaires, gestion de la plateforme de dématérialisation.
-Assurer le suivi des marchés obtenus : ordres de service, avenants, documents contractuels, échéanciers, facturation, sous-traitance et documents de fin de marché.
-Classer, archiver et assurer la traçabilité de tous les documents liés aux marchés publics et privés, en format papier et numérique.
-Organiser les réunions (techniques, administratives ou stratégiques), en gérer la logistique, la rédaction et la diffusion des comptes rendus.
-Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi pour les activités administratives, d’exploitation et commerciales.
-Collaborer avec le service d’exploitation pour suivre les commandes, livraisons, interventions et vérifier la conformité des pièces justificatives.
-Assurer le lien administratif entre les différents services internes (direction, technique, administratif) et les partenaires externes (clients, collectivités, fournisseurs).
-Gérer l’accueil physique des visiteurs, le traitement quotidien du courrier, le suivi des fournitures de bureau et des consommables pour l’ensemble des services.

Profil recherché

Formation et expérience

Diplôme Bac +2 minimum en assistanat de gestion, administration, secrétariat ou équivalent. Une solide expérience est demandée.

Compétences techniques

Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Connaissance des procédures liées aux marchés publics et privés (veille, réponse, exécution).
Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à prioriser et à respecter les échéances.
Bonne compréhension des environnements techniques (lecture de devis, plans, etc.) appréciée.
Qualités personnelles
Rigueur, sens de l’organisation et autonomie.
Discrétion professionnelle et confidentialité.
Bon relationnel, sens du service et esprit d’équipe.
Réactivité, capacité d’adaptation et polyvalence dans un environnement multi-interlocuteurs.

Autres atouts

Connaissance des plateformes de dématérialisation (ex : PLACE, AWS, Marchés sécurisés).
Aisance rédactionnelle (orthographe irréprochable, clarté des documents produits).
Expérience en lien direct avec des fonctions de direction ou des services techniques, un plus.

Une période d’essai de 2 mois sera préconisée puis si appréciation de l’employeur une pérennisation de poste en CDI pourra prendre effet.