Assistant / Assistante de direction UTTOP (H/F)

Description de l'annonce

MISSIONS DU POSTE
Assister le Directeur de l’Université et la Directrice générale des services dans l’organisation des activités de la direction et des instances institutionnelles.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
– Assister la direction dans l’organisation quotidienne de son travail
– Gérer les agendas et contrôler les échéances
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes personnels et externes usagers
– Alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion des instances
– Assurer l’organisation des instances en lien avec la chargée des affaires institutionnelles et juridiques.
– Participer à l’organisation des élections
– Assurer le soutien administratif de la gouvernance : rédaction de compte rendus, de courriers, de mail, de notes.
– Structurer l’archivage des documents de direction
– Transmettre les informations institutionnelles aux autres services et aux partenaires
– Sélectionner et diffuser de l’information en accord avec la direction de la communication

COMPÉTENCES REQUISES
– Connaissances (savoir) :
– Statuts de la fonction publique d’Etat
– Gestion des ressources humaines
– Base en gestion financière et comptable
– Organisation et fonctionnement de l’Enseignement supérieur et de la recherche
– Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
– Savoir travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes à l’établissement
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
– Bonne maîtrise des outils de bureautique (Word et Excel)
– Expression écrite et orale
– Savoir rendre compte
– Compétences comportementales (savoir être) :
– Rigueur, autonomie et discrétion
– Qualités relationnelles et d’écoute
– Esprit d’équipe, sens de l’initiative, polyvalence
– Curiosité intellectuelle et capacité d’adaptation
– Organisation et méthode
– Disponibilité

NIVEAU REQUIS
– Bac+2 souhaité
– Expérience souhaitée sur poste similaire
– Niveau anglais : B1 souhaité

CONDITIONS D’EXERCICE FAVORABLES
– 10 semaines de congés
– Durée du travail : 38h hebdomadaire
– Rémunération selon expérience ou grille indiciaire