chargé de le relation à l’usager (accueil-standard-courrier) (H/F)

Description de l'annonce

Vos activités principales
Les missions s’intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l’usage du SGCD.
Accueil et Point d’Accueil Numérique (PAN) :
– assurer l’accueil et l’information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture ;
– ouverture et fermeture de l’entrée du hall de la Préfecture ;
– appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, ouverture des portes d’accès.) ;
– gestion des flux en lien avec les points numériques ;
– assurer une médiation permettant d’accueillir, d’orienter et d’accompagnement des usagers sur les démarches suivantes : ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches : création d’adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des mendes/courriels aux services de l’État/inscriptions sur les listes électorales/demande d’extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/prédépôt de plainte.
L’accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.

Standard
– dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d’Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ;
– réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers ;
– réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d’ouvertures du Bureau des Sécurités;
– gérer les appels du corps préfectoral ;
– appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales ;
– gérer l’alarme anti-intrusion lors de l’absence du gardien ;
– et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.

Suppléance au courrier
Organisation de la mission pour les trois structures
Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures
contrôle de légalité : réception et apposition cachet « arrivé » sur diverses pages du dossier (environ 4 000 dossiers par an)
Affranchissement et envoi du courrier
Organisation de la navette
Suivi du courrier au sein des services
Traitement du courrier réservé
Transferts courriels usagers préfecture
Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)
Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)
Suivi des coûts d’affranchissement
Statistiques et comptabilité du bureautique
Gestion des stocks spécifiques à la Poste
Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne – gestion des droits
Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED)
Dans le cadre de ses missions, l’agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Temps de travail : 38 heures 30 par semaine
Horaires de travail poste d’accueil: 8h à 12h et de 12h45 à 16h 30 pour des horaires d’ouverture de la préfecture
et de la cité Colbert à 8h30-12h/13h-16h30
Horaires de travail poste du standard : 7h à 14h45 pour le poste du matin ou 12h15 à 20h pour le poste du soir
Horaires de travail poste du courrier : se référer au règlement intérieur en vigueur
Astreinte sur le poste du standard : du mercredi matin au mercredi matin suivant (nuits et jours)