Assistant / Assistante de direction

Description de l'annonce

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Secteur et par délégation des Chefs de Service vous :
– Assurez l’accueil physique et téléphonique du site
– Réalisez les tâches de secrétariat dans sa globalité
– Gérez les dossiers administratifs des résidents et des professionnels
– Participez à la bonne communication au sein de la structure
– Incarnez un rôle « ressource » auprès des représentants légaux
– Etes en appui organisationnel pour le fonctionnement de l’établissement
* activités en lien avec les résidents et leurs familles : – suivi des dossiers d’admission et de la liste d’attente – gestion administrative des dossiers des résidents (format papier et informatisé) – suivi et mise à jour des dossiers – aide aux démarches administratives ..
* activités en lien avec le fonctionnement de l’établissement : – accueil physique ou téléphonique du site (régule les priorités) – gestion des courriers, des saisies informatiques, des mails – commande des repas et des denrées annexes – commande et gestion des stocks des fournitures de bureau…
* activités en lien avec les professionnels : – gestion des dossiers administratifs du personnel – suivi médecine du travail – suivi administratif des stagiaires – tenue à jour des tableaux de bord RH (ANAP)
* activités en lien avec l’équipe de direction : – organisation des sessions de recrutement – préparation de l’info hebdo (outil de communication interne) – réalisation de précontrats et déclarations à l’URSSAF, en lien avec l’équipe de direction – réalisation de comptes rendus de réunions
poste à pourvoir à compter du 25 aout – possibilité de prolongation du contrat