Secrétaire de Direction des Affaires Générales et Présidente CME (H/F)

Description de l'annonce

Pour le secrétariat de la direction des affaires générales, vos missions sont :

– Prise en charge de la ligne téléphonique de la directrice des affaires générales, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
– Accueil physique (filtrage de l’information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)
– Gestion des agendas
– Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements,
– Enregistrement des courriers pour signature de la directrice des affaires générales
– Préparation et mise en forme des courriers émanant de la directrice des affaires générales

Vous assurez également la gestion des plaintes et réclamations des usagers :

– Enregistrement, suivi et traçabilité des plaintes et réclamations
– Préparation des éléments de réponse
– Préparation et mise en forme des courriers de réponse
– Participation à l’amélioration continue de la qualité de la relation avec les usagers

Pour le secrétariat du Responsable des Usagers du Territoire, vos missions sont :

– Appui administratif au responsable dans ses missions territoriales
– Suivi des plannings des CDU des établissements du territoire
– Organisation logistique des instances ou groupes de travail impliquant les usagers

Vous assurez également le traitement des demandes d’accès au dossier médical :

– Accueil des demandes (patients, résidents, ayants droit)
– Vérification de la recevabilité juridique et administrative
– Transmission au service des archives
– Suivi des délais réglementaires et communication des documents autorisés

Pour la gestion des réquisitions (police, gendarmerie, justice) :

– Réception et enregistrement des réquisitions officielles
– Coordination avec l’administrateur de garde et le président du conseil de l’ordre
– Archivage et traçabilité des documents transmis

Vous prenez en charge le secrétariat du Comité d’Éthique :

– Organisation des réunions (convocations, ordres du jour, logistique)
– Rédaction des compte-rendu et diffusion des avis rendus
– Archivage des dossiers présentés et des avis rendus

Enfin, vous réalisez le secrétariat de la Commission Médicale d’Établissement (CME) :

– Préparation des séances en lien avec la Présidente de la CME : Planification, recueil des sujets à inscrire à l’ordre du jour et préparation des réunions
– Gestion des convocations, ordres du jour, logistique des réunions
– Rédaction et diffusion des procès-verbaux
– Suivi des délibérations et mise à jour des dossiers
– Appui administratif à la présidente de la CME

Vous participez également à la permanence du secrétariat du chef d’établissement :

– Prise en charge selon le planning établi de la ligne téléphonique du directeur, gestion de la boîte e-mail, orientation et suivi des demandes
– Accueil physique (filtrage de l’information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins)
– Gestion des agendas
– Planification et préparation des rendez-vous et des réunions, organisation des déplacements, tri de la messagerie
– Enregistrement des courriers pour signature du chef d’établissement
– Préparation et mise en forme des courriers émanant du chef d’établissement, des notes de service, des décisions, transmission et archivage.

***Poste Catégorie C – Horaires : 8h30-12h/13h-17h04 du lundi au vendredi.***