Secrétaire (H/F)

Description de l'annonce

LES RESPONSABILITÉS PRIMAIRES
Responsable de l’administration des activités quotidiennes de la réception et du cabinet dentaires, y compris, mais sans s’y limiter : la tenue des dossiers des patients, la planification des patients, les comptes débiteurs, le maintien de l’apparence et de l’ordre du cabinet dentaire et le rappel/les soins système.

TÂCHES SPÉCIFIQUES
Gestion de l’accueil
– Gérer les opérations quotidiennes du cabinet dentaire
– Ouvrir et fermer le cabinet dentaire selon le protocole du cabinet
– Examiner l’accueil pour une apparence soignée et professionnelle et apporter les modifications nécessaires
– Vérifiez l’exactitude de l’agenda et affichez-le dans toutes les salles de traitement
– Répondre aux appels téléphoniques avec professionnalisme
– Assurez-vous que le téléphone est décroché avant la troisième sonnerie en tout temps. Recueillir et répondre aux messages laissés sur le répondeur. Assurez-vous que le message approprié est sur le répondeur, par exemple : déjeuner, réunion du personnel, vacances, etc.
– Gérer le répondeur au quotidien. Assurez-vous que le message est adapté au contexte
– Examiner les fournitures pour la réception et fournir la commande au responsable d’accueil .
– Surveiller l’état des salles d’attentes. Vérifiez au moins deux fois par jour et corrigez tout problème de propreté.
Gestion des patients
– Maintenir un espace d’accueil professionnel ; organiser le matériel d’éducation des patients, etc.
– Accueillir et accueillir les patients et les visiteurs du cabinet
– Enregistrer les patients selon le protocole du cabinet, vérifier et mettre à jour les informations sur les patients. Gérer les rappels et le système des patients inactifs
– Superviser les relations avec les patients et traiter les plaintes des patients, selon le protocole du cabinet
– Aider à expliquer la politique du cabinet aux patients
– Confirmer les rendez-vous du lendemain selon le protocole et les préférences du cabinet
– Prendre des rendez-vous de suivi au besoin
– Connaître la politique financière du cabinet et être capable d’assister à une consultation sur le traitement et de conclure un accord financier avec un patient conformément à la politique financière du cabinet
– Envoyez des lettres de bienvenue aux nouveaux patients. Envoyez des cartes de remerciement.
La gestion des dossiers
– Recueillir et enregistrer avec précision les informations d’assurance des patients
– Enregistrer les entrées de tableau à partir de conversations téléphoniques ou en personne, le cas échéant
– Assurez-vous que les enregistrements sont stockés en toute sécurité et traités conformément aux réglementations de confidentialité
– Assurez-vous que les formulaires médicaux et les formulaires de consentement de chaque patient sont signés et à jour.
– Enregistrer avec précision les informations sur les patients
– Organiser les dossiers des patients et les radiographies pour les rendez-vous du lendemain
– Suivre les cas et d’envois vers et depuis d’autres dentistes
Gestion de l’inventaire
– Surveiller l’inventaire et commander des fournitures de bureau au besoin
– Surveiller et s’assurer que tout l’équipement electronique et informatique du cabinet dentaire fonctionne correctement
Participation
– Participer activement aux réunions du personnel. Effectuer d’autres tâches assignées par l’office manager
Correspondance
– Trier, organiser et distribuer le courrier
– Préparer et envoyer des lettres de remerciement aux nouveaux patients et aux référents selon les directives de l’office manager
– Préparer et envoyer toute autre correspondance nécessaire selon les directives de l’office manager
BESOINS EN PERSONNEL
Expérience d’éducation
– Baccalauréat
– Écriture lisible pour les communications
– Connaissance des logiciels dentaires un atout
– Expérience souhaitée
Interpersonnel
Expérience en service client ou en relations avec les patients