Assistant(e) d’agence (H/F)

Description de l'annonce

En tant qu’assistant(e) d’agence orienté administratif et facturation, vous contribuez activement au bon fonctionnement de l’agence en assurant la gestion administrative et le suivi de la facturation. Polyvalent(e) et rigoureux(se), vous intervenez sur un large éventail de missions pour accompagner l’équipe dans son activité quotidienne.

Vos missions :
1. Accueil physique et téléphonique
– Assurer l’accueil des visiteurs, salariés, clients et fournisseurs avec professionnalisme et convivialité.
– Gérer les appels entrants : filtrage, prise de messages, orientation vers les bons interlocuteurs.
– Fournir des renseignements de premier niveau et prendre les rendez-vous pour les collaborateurs.

2. Tâches administratives courantes
– Traiter les mails entrants et assurer le suivi des demandes (ex : devis, renseignements).
– Gérer le courrier entrant et sortant (réception, affranchissement, envoi).
– Suivre les bons de commande et bons de livraison dans le respect des procédures internes.
– Mettre à jour les bases de données clients, fournisseurs et partenaires (ERP ou autres outils).
– Commander et gérer les fournitures de bureau et les besoins logistiques courants.
– Distribuer et suivre les cartes carburant attribuées aux salariés.
– Gérer la flotte de véhicules : assurance, sinistres, entretien, géolocalisation, suivi des coûts carburant.

3. Gestion de la facturation
– Émettre les factures et avoirs clients conformément aux procédures internes.
– Assurer l’envoi des factures, le suivi des règlements et la relance des clients en cas d’impayés.
– Réaliser le pointage des règlements bancaires.
– Collaborer avec le service comptabilité du Groupe JBS : transmission des factures, notes de frais, remises de chèques, listes des chèques émis.