Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

MISSIONS :

1. Appui à la Direction Générale
– Gestion rigoureuse et anticipative de l’agenda, des déplacements et des priorités stratégiques du Directeur Général.
– Préparation des dossiers décisionnels : analyse documentaire, synthèse de comptes rendus, reporting de suivi de projets.
– Organisation des réunions de gouvernance et rédaction des comptes rendus stratégiques.
– Interface de qualité avec les partenaires : collectivités, notaires, architectes, bailleurs, bureaux d’études, etc.
2. Suivi administratif et opérationnel des projets
– Suivi et mise à jour des documents fonciers, urbanistiques et réglementaires (permis de construire, PLU, DIA, etc.).
– Coordination des dossiers de financement, de présentation investisseurs et d’aide au montage des opérations.
– Supervision de la bonne tenue des échéances administratives, juridiques et contractuelles.
– Centralisation des informations projets et gestion documentaire.
3. Coordination des acteurs internes et externes
– Suivi de la circulation d’information entre les services techniques, juridiques et financiers.
– Organisation des réunions de chantier ou de pilotage, avec transmission efficace des comptes rendus et plans d’action.
– Mise à jour de la base de données foncière et veille sur les opportunités de développement.
4. Veille réglementaire et innovation
– Suivi des évolutions légales et réglementaires en urbanisme, aménagement, construction.
– Veille stratégique sur les appels à projets, concours, dispositifs réglementaires (ZAN, RE2020, etc.).
– Appui à la digitalisation des processus internes et à l’amélioration continue de l’organisation.

5. Appui à la gestion RH et au recrutement
– Pilotage du processus de recrutement pour certains postes (fonciers, techniques, administratifs) en lien direct avec le Directeur Général : rédaction des fiches de poste, diffusion des offres, présélection des candidatures, organisation des entretiens.
– Interface avec les cabinets de recrutement et suivi des indicateurs RH (nombre de candidatures, délais de recrutement, retours candidats).
– Participation à la stratégie de développement des talents du groupe : proposition de profils, suivi des intégrations, et contribution à la formalisation des parcours d’accueil.
– Organisation de l’intégration des nouveaux collaborateurs : coordination logistique, création des accès et outils, présentation de l’entreprise, accompagnement dans les premières semaines.
– Mise à jour des organigrammes, des fiches de poste internes et suivi de l’évolution des effectifs.
– Suivi des obligations légales et sociales, en lien avec le cabinet social : contrats de travail, visites médicales, formations obligatoires, suivi des absences, tableaux de bord RH.
6. Organisation des évènements internes et institutionnels du groupe :
– Séminaires, poses de première pierre, inaugurations, journées portes ouvertes, participation à l’Union des Maires et autres manifestations professionnelles.
7. Contribution à la préparation et à la mise à jour des supports de communication du groupe :
– Plaquettes de commercialisation, visuels et esquisses des projets, communication LinkedIn, mise à jour du site internet en lien avec les équipes projet et communication.

PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences clés
– Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Pack Office – Excel avancé, PowerPoint).
– Solide compréhension des enjeux de la promotion immobilière et du cadre juridique associé.
– Organisation irréprochable, capacité d’analyse, rigueur et sens des priorités.
– Excellent niveau rédactionnel et relationnel ; discrétion, diplomatie et sens du service.
– Maîtrise ou bonne connaissance des outils collaboratifs numériques (SharePoint, Teams, GED…).
Formation & expérience
– Bac +2/3 (BTS/DUT Assistant de Direction, Immobilier, Urbanisme ou équivalent).
– Expérience significative (minimum 3 ans) dans une fonction similaire,