Agent-e d’accueil et administratif en Maison de quartier (H/F)
Description de l'annonce
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
– recevoir, renseigner et orienter les publics dans le cadre d’un accueil social généraliste
– accompagner les habitants dans leurs démarches administratives d’accès aux droits, via la borne informatique notamment
– mettre en place les conditions d’un accueil convivial
– relayer les différents supports de communication de la maison de quartier
– participer à la mise en place des salles (manutention tables, chaises)
– participer en équipe, au développement de l’accueil hors les murs et des allers-vers
Participer à la mise en œuvre du projet social de la maison de quartier :
– contribuer à la mise en œuvre des actions et projets de la maison de quartier : aspects administratifs, techniques, logistiques et communication
– orienter et contribuer à la mobilisation des habitants vers les différentes actions de la maison de quartier en lien avec l’équipe.
– centraliser l’information et créer les différents supports de communication (flyer, affiche, calendrier mensuel des activités, newsletter, etc)
– soutenir l’organisation et participer aux temps forts (portes ouvertes, fête de quartier, etc)
– recueillir les besoins et attentes des habitants et contribuer à la veille sociale
– participer aux réunions d’équipe et de secteur
Assurer des tâches administratives et de secrétariat diverses :
– inscrire les habitants aux sorties, ateliers et encaisser le paiement le cas échéant
– recevoir, enregistrer et traiter les mails le courrier
– gérer et actualiser une base d’informations relative à l’accès aux droits
– gérer et actualiser une base de données relative aux usagers et aux actions
– saisir et actualiser les statistiques journalières dans un logiciel métier, contribuer à l’élaboration collective des bilans d’action et du rapport d’activités annuel
– gérer le classement et l’archivage des dossiers,
– gérer le stock de fournitures
Aider à la vie et à la gestion de l’équipement :
– gérer l’ouverture et la fermeture des locaux et vérifier leur bon état
– gérer les prêts de salle ponctuels aux associations via un logiciel (tenue du planning, lien aux associations, remise de clés…) en lien avec le service Associations, Ressources et Moyens.
– faire le lien avec l’agent d’entretien, les services techniques et informatique
– veiller au respect des consignes de sécurité, d’hygiène-santé et d’accessibilité
– faciliter les relations partenariales en lien avec la vie de l’équipement
Connaissances
– Environnement du secteur social
– Environnement de la fonction publique territoriale
– Communication écrite et orale de bon niveau
Savoirs-faire et qualités
– Appliquer les techniques d’accueil : identifier et comprendre la demande, employer l’écoute active, prendre les messages, – proposer une réponse adaptée, identifier les urgences
– Appliquer les techniques de secrétariat : mise en forme, saisie, classement, archivage des documents papier et numérique.
– Gestion du temps et des priorités,
– Appliquer les règles et procédures internes
– Capacité à être à l’écoute
– Connaissance et maitrise des outils informatiques et numériques (boite email, logiciel, traitement de texte, tableur, infographie, etc)
– Adaptabilité : savoir passer rapidement d’une tâche à l’autre et s’adapter à la diversité des publics
– Organisation, méthode et réactivité
– Sens du travail en équipe
– Éthique professionnelle : neutralité et discrétion
Conditions d’exercice
Organisation du travail dans le cadre du protocole de gestion du temps de travail applicable à Saint-Martin-d’Hères.
Horaires :
– 4 jours 8h30 – 12h30 / 13h30 – 17h
– 1 jour 13h – 19h
– 1 samedi matin / mois
Conditions de rémunération
Traitement de base de la FTP +RIFSEEP