Adjoint administratif Direction des soins (H/F)

Description de l'annonce

Connaissances des techniques de secrétariat et de la bureautique et expérience dans le domaine de la santé souhaitée.
Horaires : 8H30 -16H30 ou 9H – 17H. Sur la base de 36 heures par semaine du lundi au vendredi,
1 semaine de 40h et 1 semaine de 32 heures (Repos Compensateur à définir en lien avec les autres secrétaires) + RTT
Organisation possible de télétravail au sein du service
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Direction des Soins :
Le secrétariat de la Direction des Soins, sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur général des soins, travaille en collaboration avec l’ensemble de l’encadrement soignant de l’établissement.
Relations hiérarchiques : est placée sous l’autorité du Chef d’établissement et du Directeur des Soins.
Relations fonctionnelles :
– Le directeur des Ressources Humaines lors du remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines.
– Les différentes directions de l’établissement et le secrétariat de direction ainsi que l’encadrement soignant et non soignant.
– Le personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations.
– Les partenaires extérieurs (ARS, préfecture, police, France Travail, ANFH, .) pour l’accueil, la transmission de données et la demande d’informations.
Missions Principales :
Organiser pour la direction des soins la réception, le traitement et la circulation des informations, des documents et des communications téléphoniques liées à cette direction et les relations internes et externes.
Organiser la gestion logistique (réunions, déplacements …) de la direction des soins.
Accueil physique et prise en charge des agents de l’hôpital,
– Classement et archivage des documents propres au secrétariat de la Direction des Soins,
– Enregistrement du courrier de la Direction des Soins et dispatching,
– Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques et courriels.
– Gestion de l’agenda du Directeur des soins
– Gestion des demandes relatives au personnel soignant de la part du Directeur des soins et/ou du DRH.,
– Traitement et mise en forme de documents,
– Gestion des dossiers (réunions d’encadrement et de la CSIRMT),
– Organisation des réunions, prise de notes et rédaction de comptes rendus,
– Organisation des Etudes Promotions Professionnelles Hospitalières (1 fois/an),
– Organisation des élections des membres de la CSIRMT (tous les 4 ans),
– Gestion du recrutement du personnel soignant (prise de RV, convocation, courrier de recrutement),
– Suivi des recrutements par voie de mutation,
– Gestion des stages en collaboration avec le responsable des stages,
– Planification des appels à candidature (1 fois/mois) en collaboration avec les cadres supérieurs de santé,
– Réunion avec la Directrice des soins et cadres supérieurs de santé tous les jeudis (suivis des recrutements) avec tableau des effectifs du personnel soignant),
Missions secondaires : cadre de la coordination des secrétariats des directions fonctionnelles :
Assurer le remplacement de la secrétaire de dirirection
– Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels
– Gestion de l’agenda du Directeur
– Élaboration des courriers urgents.
Assurer le remplacement de la secrétaire de la direction des Ressources Humaines :
– Réception, traitement et orientation des appels, messages téléphoniques, courriels
– Élaboration des courriers urgents
– Gestion de l’Agenda du Directeur des Ressources Humaines
– Accueil physique et prise en charge des agents de l’hôpital
– Organisation des réunions
– Reproduction de documents urgents
– Organisation des entretiens de recrutement
– Enregistrement du courrier Direction des Ressources Humaines et dispatching
– Tri et distribution