Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Description de l'annonce

Poste d’assistant(e) administratif(ve) – Accueil et Assistanat de Direction ( H/F)
Véritable premier visage de notre structure, vous serez le point d’entrée incontournable de nos services : un rôle essentiel mêlant accueil, organisation et rigueur administrative
Votre quotidien à ce poste :
– Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et convivialité (accueil physique)
– Gérer le standard téléphonique, orienter les appels et prendre les messages
– Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
– Rédiger des courriers, notes, comptes rendus ou documents à la demande du Directeur
– Assurer la gestion d’agendas, la prise de rendez-vous et la préparation des réunions
– Participer à la mise en forme de documents administratifs
– Assurer un support administratif transversal aux différents services ( Travaux, Finance, Atelier, .)
– Veiller à l’approvisionnement et à la gestion des fournitures de bureau
– Contribuer à la bonne organisation de l’espace d’accueil et des salles de réunion
Les clés du succès à ce poste :
– Le sens du service en étendard
Vous aimez rendre service, anticiper les besoins et transmettre une image professionnelle à travers chaque interaction.
– La rigueur, en toute discrétion
Vous savez gérer plusieurs missions en parallèle sans jamais perdre le fil. Vous êtes aussi à l’aise avec la confidentialité qu’avec une pile de dossiers à trier.
– L’allié(e) du quotidien
Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à épauler la direction avec efficacité. Organisé(e), fiable et adaptable, vous devenez rapidement un pilier sur lequel on peut compter
Vos compétences sont les suivantes :
Compétences techniques (savoir-faire)
Accueil physique et téléphonique professionnel
→ Capacité à orienter, renseigner, filtrer et transmettre les appels ou visiteurs avec diplomatie.
Maîtrise des outils bureautiques
→ Notamment Word, Excel, Outlook, PowerPoint, voire des outils de GED ou ERP.
Gestion administrative courante
→ Rédaction de courriers, mise en forme de documents, suivi de dossiers, archivage.
Organisation et gestion d’agendas
→ Planification de réunions, coordination des rendez-vous, respect des priorités.
Suivi du courrier et des fournitures
→ Réception, tri, dispatch, envoi ; gestion des stocks de bureau, commandes.
Capacité à prendre en charge des tâches pour la direction
→ Rédaction de notes, gestion de dossiers confidentiels, préparation de documents.
Compétences comportementales (savoir-être)
Sens de l’accueil et du service
→ Courtoisie, présentation soignée, écoute active, bonne élocution.
Rigueur et fiabilité
→ Respect des consignes, traitement minutieux des dossiers, sens du détail.
Discrétion et confidentialité
→ Notamment dans la gestion des informations liées à la direction ou aux RH.
Polyvalence et adaptabilité
→ Capacité à passer d’une tâche à l’autre sans perte d’efficacité.
Autonomie tout en aimant le travail en équipe
→ Être capable de gérer seul(e) son poste tout en restant connecté(e) aux autres services.
Bonne gestion du stress
→ Savoir rester calme, organisé(e) et efficace dans les périodes d’affluence ou d’urgence
Pourquoi nous rejoindre :
Chez Arnaudeau Fayat Métal, nous valorisons les qualités humaines autant que les compétences. Travailler chez nous, c’est évoluer dans un cadre bienveillant où l’on prend soin de ses collaborateurs.