Agent d’accueil polyvalent (H/F)

Description de l'annonce

La Préfecture de la Vienne recrute:
– deux agents d’accueil polyvalents.

Vous serez amener à réaliser vos missions sur deux sites différents:
– le site de la Préfecture de la Vienne;
– le site Providence (Direction Départementale des Territoires).

Vous aurez les missions suivantes sur le site de la Préfecture:

* En lien avec l’accueil général :
– Renseigner les usagers sur les démarches dématérialisées (démarches France Titres et ANEF) par téléphone ou à l’accueil du bâtiment Haussmann;
– Assurer la prise de rendez-vous;
– Assurer l’accompagnement des usagers au point numérique (PAN).

* En lien avec le standard :
– Accueillir et orienter les usagers vers les services compétents dans le respect des procédures établies;
– Assurer le lien entre les usagers et les services;
– Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau.

* En lien avec le courrier :
– Réceptionner et classer le courrier entrant;
– Préparer le courrier réservé (courriers sensibles, circulaires.);
– Réceptionner les actes des collectivités locales et les livraisons;
– Préparer le courrier et les colis à expédier;
– Assurer le suivi dématérialisé des parapheurs des Directions Départementales Interministérielles;
– Enregistrer les recommandés;
– Assurer le suivi du courrier réservé et des courriers SVE via l’application MAARCH;
– Prise en charge de navettes courriers;
– Gérer le suivi des courriels (transmission aux services concernés, réponse de premier niveau).

Vous aurez les missions suivantes sur le site de la Providence (Direction Départementale des Territoires):

– Accueil physique et téléphonique des usagers (Direction Départementale des Territoires, Direction Départementale de la Protection des Populations et UBD-DREAL);
– Accueillir et orienter les usagers vers le(s) service(s) ou l’interlocuteur compétent(s);
– Renseigner les usagers sur les informations de premier niveau;
– Réceptionner et trier le courrier entrant de la Direction Départementale des Territoires, et de la Direction Départementale de la Protection des Populations;
– Traitement et orientation des courriels de la Direction Départementale de la Protection des Populations.

Les contraintes du poste sont les suivantes:

* En lien avec l’accueil :
– Contraintes horaires liées aux horaires d’accueil du public : présence exigée de 8h45 à 12h et de 13h30 à 16h30 (sites Préfecture et Providence);
– Rôle dans la chaîne de procédure incendie (sites Préfecture et Providence);

* En lien avec le courrier :
– Préparation des envois avant 14h30 (site Préfecture).

* En lien avec le standard :
– Contraintes horaires liées à l’ouverture ou à la fermeture du standard : ouverture 07h45 et fermeture 19h00 (site Préfecture);
– Astreinte soirs et week-ends.

* En cas de suppléance :
– En fonction des nécessités de service;
– Déplacement à prévoir entre les différents sites (Préfecture et Providence).

En tant que contributeur de la démarche qualité, vous contribuez activement à la mise en œuvre des engagements qui vous concernent au sein du référentiel qualité en lien avec votre référent de bureau.

Contrats à durée déterminée à pourvoir à partir du 1er octobre 2025 pour une durée de 3 mois