Gestionnaire administratif et financier (h/f)

Description de l'annonce

Gestion financière :
– Gestion des crédits des 2 tutelles (Inserm, Université Paris Est Créteil). Cette gestion inclut le suivi de l’état des crédits et des contrats en étroite collaboration avec le responsable d’équipe et/ou le porteur du projet concerné.
– Gestion des commandes via les logiciels dédiés
– Suivi du service fait
– Suivi des budgets annuels et pluriannuels de l’équipe, prendre connaissance des conventions de financement,
– Demande de remaniement des crédits entre poste en relation avec le porteur du projet.
– Relance fournisseur
– Gestion des litiges avec les fournisseurs le cas échéant.
– Gestion des missions du personnel (réservation des titres de transport, de l’hébergement) et des collègues invités, et gérer les demandes de remboursements
– Assister aux réunions d’équipes
Gestion administrative et du personnel :
– Constitution des dossiers de recrutement des agents contractuels (CDD, vacations),et stagiaires, mise en place des gratifications de stage, suivi financier.
– Organisation, avec le responsable hygiène et sécurité du service, des inscriptions aux stages de formation à la prévention des risques professionnels pour tous les nouveaux arrivants.
– Participation à la préparation des dossiers de réponses à des appels d’offres (partie administrative)
– Mise à jour des organigrammes et du personnel affecté aux équipes, concernant les ressources humaines

Gestion des activités de communication internes et externes
– Diffusion par différents moyens (affichage, e-mail, réunions.) des informations en provenance de l’Inserm, de l’université, dont les actions de formations,
– Préparation logistique des évènements organisés par les chercheurs des équipes : préparation de plaquettes, badges, affiches, attestations de présence, organisation des déplacements des orateurs, etc.
– Mise à jour du livret d’accueil de l’Unité.
Spécificité(s) et environnement du poste :
– Travail en équipe
– S’approprier les règles spécifiques de notre autre tutelle
– Interactions avec d’autres services, directions

Savoir-faire :
– Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
– Sens de l’organisation
– Rigueur / Fiabilité

Aptitudes :
– Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
– Communiquer, partager et faire preuve de pédagogie
– Être à l’écoute et discret
– Sens relationnel

38h30/semaine avec 32 jours de congés et 13 RTT annuels. Bac+2 et 2 ans d’expériences indispensables sur ce poste.