Secrétaire administratif / administrative (H/F)

Description de l'annonce

Gestion des travaux administratifs:
Constituer des dossiers administratifs
Identifier, contrôler, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs
Rédiger, sur consignes, des écrits courants ou tout type de document administratif
Indexer des dossiers et documents de référence
Réaliser des travaux de reprographie
Rechercher, restituer des informations
Elaborer des documents préparatoires aux réunions, de communication,
Assurer le lien avec le siège social
Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement des documents – système de gestion documentaire et d’archivage
Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation
Procéder à l’enregistrement, au tri, à l’affranchissement du courrier

Gestion des flux d’informations et des activités de communication
Gérer la correspondance écrite ou informatique
Réaliser la gestion administrative du courrier
Elaborer des courriers et vérifier leur conformité
Enregistrer, diffuser, expédier le courrier
Tenir à jour les différents abonnements documentaires
Actualiser le carnet d’adresse des différents contacts professionnels – Progiciel Patient
Restituer un message au destinataire concerné

Accueil physique et téléphonique
Gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants)
Accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes
Orienter les personnes selon leur demande
Rediriger les communications vers le bon destinataire

Administration RH
Réaliser un suivi administratif du personnel – registre du personnel
Suivre et vérifier les conditions d’exécution d’un contrat
Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
Remise des documents administratifs aux nouveaux embauchés (contrats, clés, badges, )