ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/ F (H/F)

Description de l'annonce

Principales responsabilités :

Processus clients

– Téléchargement des demandes de comptes clients sur Les portails internes

– Mise en place du système des clients sur le système ERP (KBS)

– Chargement manuel des commandes lorsque l’entrepôt le demande.

– Suivi des CMR/POD qui n’ont pas encore été reçus.

– Confirmer et finaliser Les factures des clients

– Assurer la liaison avec Les équipes financières et commerciales pour résoudre les questions des clients.

– Générer des notes de crédit et les envoyer aux clients

– Mettre a jour les listes de prix des clients sur une base hebdomadaire.

– Mettre a jour Les données de base des clients dans le système ERP et le système financier, ainsi que Les matrices de co0ts, le cas échéant.

– Mise en lot des fichiers de factures dans le système financier

– Envoi de fichiers EDl chargement de factures sur Les portails clients

– Rapprochement des dépenses par carte de crédit – collecte des informations, codage et téléchargement des reçus

– Résolution de tout problème lie a L’EDI

Processus relatifs aux fournisseurs

– Téléchargement des demandes d’ouverture de comptes fournisseurs sur le portail interne

– Mise en place du système des fournisseurs sur le système ERP

– Mise a jour des données de base des fournisseurs et des matrices de coûts, le cas échéant.

Administration générale

– Saisie des données

– Mise a jour des coordonnées sur KBS (système ERP)

– Classement et mise a jour de taus Les documents administratifs

– Tenue de diverses fiches de contrôle utilisées par l’administration

– Communication de toutes Les informations pertinentes entre Les départements, en interne et avec Les clients externes

Aider Lesautresdepartements,lecasecheant,dansleurstachesadministratives.

indicateurs clés de performance (KPI) :

– Pourcentage de respect de l’accord de niveau de service pour établir/modifier Les dossiers des clients/fournisseurs

– Valeur des ajustements de couts requis sur Le cout des produits au débarquement

SALAIRE 25 / 30 K€

Compétences et connaissances clés /

Essentielles :

– Multilingue – français et anglais

– Excellentes compétences en informatique et en communication.

– Très organisé, capacite a gérer plusieurs taches simultanément.

– Excellent souci du détail et de la précision.

– Capacite a travailler en équipe et a faire preuve d’initiative.

– Une expérience préalable dans une fonction similaire est un avantage mais n’est pas indispensable car une formation complète sera dispensée.

– Flexibilité dans Les horaires de travail.

Formation et qualifications :

– Excellente connaissance pratique d’Excel et de Word