Chargée-e d’administration (H/F)

Description de l'annonce

La chargée d’administration, en lien étroit avec les membres de la direction, aura pour mission de soutenir la gestion administrative de l’association, d’assurer la gestion administrative des formations et d’assurer la gestion du matériel et des locaux.

> Soutenir la gestion administrative et financière de l’association (60% du temps)
– Contribuer aux dépôts de demandes de subventions et aux bilans (mise à jour des documents administratifs, dépôt sur les plateformes, suivi des échéances, des conventions et des versements)
– Contribuer au recueil des données et à leur analyse (indicateurs d’activité, évaluation d’impact, etc.)
– Gérer le courrier entrant et sortant
– Assurer la gestion des adhésions
– Suivre les devis, les factures et le recouvrement en lien avec le comptable
– Participer à la préparation du rapport annuel d’activité
– Assurer le suivi du plan de développement des compétences et les relations avec l’OPCO

> Assurer la gestion administrative et logistique des formations (25% du temps)
– Préparer, envoyer et suivre les documents (conventions, convocations, attestations de présence, attestations de fin de formation, etc.)
– Assurer la gestion des inscriptions, des formulaires de recueil de besoins, les évaluations, etc.
– Organiser la logistique des formations (réservations de salles, création des liens visio, gestion du stock de matériel pédagogique, etc.)

> Assurer la gestion du matériel et des locaux (15% du temps)
– Réaliser les achats (fournitures administratives, petit matériel, etc.) et vérifier la conformité des livraisons.
– Assurer le suivi du véhicule de l’association
– Gérer les prêts de locaux (conventions, clés, etc.)
– Assurer les relations avec les différents fournisseurs et prestataires (photocopieur, assurance, maintenance informatique, entretien des appareils de chauffage, location de voitures, etc.)
– Assurer le suivi du matériel, sa mise à disposition aux salarié-es, son entretien et sa maintenance avec les prestataires.

En fonction des besoins de l’association, la liste des tâches décrites ci-dessus pourra être amenée à évoluer

Adhésion indispensable aux principes fondateurs du MFPF.

Conditions de travail
Lieu de travail : Planning Familial 13 Marseille
Mutuelle d’entreprise, 6 semaines de CP par an