Assistant(e) formation (H/F)

Description de l'annonce

Missions:
Sous l’autorité du Directeur de la formation professionnelle et la responsabilité du Responsable de formation, l’assistant(e) de formation travaille en collaboration avec les fonctions supports du centre de formation.
Elle/il assure un soutien administratif aux collaborateurs, facilite la réalisation des missions pédagogiques, et garantit la qualité des relations avec les parties prenantes internes et externes.
Elle/il contribue activement au bon fonctionnement quotidien du centre, dans le respect des procédures Qualité.

Activités principales
1. Gestion administrative courante
– Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter.
– Organiser le classement et l’archivage administratif.
– Mettre à disposition les documents administratifs nécessaires aux équipes.
– Gérer le courrier (physique et électronique) : rédaction, mise en forme, enregistrement, distribution.
– Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers d’admission, saisir et mettre à jour les données dans YPAREO.
– Préparer les dossiers administratifs, concevoir des supports visuels, rédiger les comptes rendus.
– Réaliser des tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires.
– Participer à la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations…).
– Veiller à l’application des procédures liées à la démarche qualité (mise à jour du site internet…)

2. Soutien administratif aux formations
– Gérer les inscriptions et convocations aux examens, en respectant les échéances réglementaires.
– Participer à la communication interne et externe (affichage, diffusion de courriels, mise à jour d’informations, site internet).

3. Suivi de l’activité
– Organiser les sessions de formation.
– Suivre les dossiers avec les partenaires institutionnels et financeurs (ministères, collectivités, OPCO.).

Communication
– Assurer les échanges avec les formateurs, stagiaires, partenaires institutionnels et professionnels.
– Veiller à la qualité et à la fiabilité des documents produits (courriers, devis, convocations.).
– Archiver les documents conformément au plan de classement YPAREO
– Tenir à jour les documents internes liés à ses fonctions.

Interlocuteurs
– Responsable et équipes de coordination/direction
– Stagiaires, Formateurs et intervenants extérieurs
– Correspondants institutionnels et partenaires

Niveau de qualification / Diplôme
– Niveau: BAC PRO à BTS ou DUT selon les missions exercées
– Spécialisation appréciée: Secrétariat, gestion administrative, formation
– Maîtrise de l’outil informatique (Office 365, YPAREO