Secrétaire Administratif(ve), Financier(ère) Logistique (H/F)

Description de l'annonce

Dans le cadre d’un surcroît de son activité, notre entreprise a besoin de compléter son équipe.
A ce titre, vous serez chargé(e) d’assister la Secrétaire de Direction et la Gestionnaire de clientèle en participant aux divers travaux qui lui sont confiés (administratif, qualité, logistique et financier) :

Administratif :
– Gestion de la réception du courrier.
– Réalisation du traitement administratif des dossiers (pré-rédaction des devis, des contrats, des courriers, courriels, mise en forme des documents…).
– Gestion et transmission des informations (courriels, courriers, notes…) relatives à l’activité de l’entreprise.
– Gestion et suivi des dossiers administratifs et financiers (clients, fournisseurs, partenaires…).
– Accueil téléphonique.
– Assistance à l’organisation et à la gestion de l’agenda du Président et de chacun des Conseiller à la Sécurité.
– Gestion des notes de frais.
– Archivage des documents.
– Mise en page des divers documents

Financier :
– Préparation des facturations.
– Gestion des recouvrements.

Logistique :
– Aide à l’organisation de la logistique et des déplacements professionnels (transport, réservation des hôtels).
– Retrait de commande chez les fournisseurs.
– Suivi et gestion de l’état des stocks de fournitures administratives (commande auprès des fournisseurs .).

Formation :
– Pré-Rédaction des devis et conventions.
– Impressions des documentations stagiaires.
– Préparation des dossiers pour mise à disposition du formateur.
– Traitement du dossier après stage (synthèses des évaluations, facturations.).
– Gestion et mise à jour des documents et outils pédagogiques (prestations de formation).

Technique :
– Réalisation des ouvertures et fermetures des locaux administratifs ; préparation des postes de travail.
– Gestionnaire des véhicules de service (remise au collaborateur, entretien et maintenance).
– Relation avec le service informatique.
– Gestion et mise à jour des dossiers et outils (missions de Conseiller à la Sécurité.).
– Assistance à la rédaction des rapports annuels.
– Maintenance informatique hebdomadaire.

Horaires de travail : Du lundi au vendredi, de 7h45 à 12h00 et de 14h00 à 16h45.
Contrat de travail renouvelable.

Des déplacements sont possibles, notamment pour se rendre chez les fournisseurs ; à ce titre, le permis B est nécessaire.