AGENT ACCUEIL / ETAT CIVIL/ELECTIONS ET CCAS H/F

Description de l'annonce

En lien avec le Maire, les Adjoints, le Directeur générale des services et les services administratifs et techniques :
1/ Missions principales
– Accueil de la Mairie : accueille, oriente et renseigne le public. Délivre les documents administratifs dont il a la charge, Renseignement du public sur place, par téléphone, par courrier ou par email.
– Etat Civil : instruit et constitue les actes d’état civil, délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres sous le contrôle de l’agent référent
– Titres sécurisés : accueille le public et délivre les titres sécurisés (carte nationale d’identité et passeport) sous le contrôle de la responsable de service
– CCAS : assure le secrétariat administratif du CCAS et la comptabilité (titre et mandat) en lien direct avec les élus membres du CCAS – échanges réguliers avec l’OPH et les acteurs des services sociaux.
– Élections : participe à l’organisation administrative et matérielle des élections sous contrôle de l’agent référent

2/ Missions accessoires
Toute mission nécessaire au bon fonctionnement du service public

Compétences :
– Techniques d’écoute et de communication
– Techniques d’accueil et de régulation
– Maîtrise de la grammaire, de la syntaxe et de l’orthographe
– Capacités rédactionnelles
– Bonne connaissance d’Argelès-Gazost et de son environnement (associations, commerces, organismes divers.)
– Procédures relatives aux formalités administratives courantes
– Informations générales et cadre réglementaire relatifs à l’état civil, et aux élections
– Règles communes à la rédaction des actes
– Procédures administratives de délivrance des actes
– Techniques rédactionnelles administratives
– Techniques de secrétariat (prise de notes, transmission de messages, etc.)
– Notions d’organisation et de gestion du temps
Profil :
– Accueillir le public avec amabilité
– S’exprimer clairement
– Ecouter, comprendre et reformuler les demandes
– Recevoir, filtrer et orienter les personnes physiques et les appels téléphoniques
– Réaliser des recherches auprès des services ressources (administrations, collectivités locales partenaires, Internet, etc.)
– Gérer les situations de stress en lien avec l’accueil du public
– Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l’état civil
– Apprécier les demandes au regard de différents documents
– Contrôler l’authenticité des attestations fournies
– Etablir les différents actes (état civil)
– Expliquer l’acte et ses conséquences ; expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte
– Rédiger des mentions et des courriers
– Principes rédactionnels des courriers, comptes-rendus et notes de synthèse
– Maîtriser l’outil informatique (logiciels de bureautique, messagerie, Internet)
– Maîtriser les progiciels spécialisés (Etat civil, élections)