SECRETAIRE D’APPUI FONCTIONNEL (H/F)
Description de l'annonce
Poste à pourvoir le 1er septembre 2025 – Emploi à temps complet (39h00 avec RTT)
MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
– Assurer les tâches de gestion courante et de secrétariat du pôle support : direction des ressources humaines (80%), direction des finances, direction juridique et commande publique.
MISSIONS :
Pour la partie Pôle Support :
– En étroite collaboration avec les directions :
– Prépare, rédige, des documents des commissions, documents supports, convocations et comptes-rendus,
– Met en œuvre les tâches administratives dématérialisées,
– Assure le soutien organisationnel des directions du pôle support : gestion de l’agenda, prise de rendez-vous téléphoniques, accueil physique, renseignement et orientation des interlocuteurs, organisation des réunions des directions du pôle support, classement et suivi des différents dossiers des directions du pôle support,
– Rédige les actes administratifs, courriers, notes de service : participation, sur demande, à la retranscription et à la mise en forme des documents administratifs ; assure la diffusion et l’archivage des courriers et des notes de service,
– Prend en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du pôle (DI, fournitures de bureau, .),
– Fournit l’information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes.
Pour la partie direction des ressources humaines :
– Assiste la directrice des ressources humaines sur la coordination et la rédaction des comptes rendus, des pièces administratives liées aux instances de dialogue social : dialogue social, CST, F3SCT.
– L’accueil physique et téléphonique,
– La planification collective, les agendas et l’organisation des réunions de service,
– Assure la gestion, l’enregistrement et la transmission des courriers arrivés/départ,
– Assure la gestion et la diffusion des documents et/ou demandes arrivés via le portail usager
– Assure l’enregistrement et la transmission des arrêts maladies, des avis de la médecine du travail et du conseil médical,
– Assure la prise de rendez-vous pour les visites médicales, et la saisie des engagements sur le logiciel de comptabilité,
– Assure la gestion des registres : ex : arrêtés RH, etc.
– Mets en forme et valorise les supports écrits (compte-rendu de réunions, de commissions, courriers externes),
– Organise le classement et l’archivage des documents de la direction
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES :
– Faire preuve d’organisation et de coordination,
– Avoir des connaissances en suivi budgétaire (apprécié),
– Etre rigoureux, réactif et autonome,
– Respect du devoir de réserve et du secret professionnel,
– Disposer d’une bonne expression orale et écrite,
– Définir des priorités et gérer des urgences,
– S’adapter aux divers interlocuteurs,
– Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
– Etre à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
– Avoir le sens du contact et l’esprit d’équipe,
– Connaître l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales,
– Assurer le « reporting » d’informations.
CONTRAINTES PARTICULIERES :
– Disponibilité,
– Participation à des réunions.
CONDITIONS :
– Cadre d’emplois des adjoints administratifs,
– AVANTAGES : titres restaurant, participation financière possible mutuelle et prévoyance, forfait mobilité durable, COS Normand, amicale.