Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

L’assistant de direction/administratif assure en collaboration ou en autonomie, nonobstant toute autre mission confiée par le responsable hiérarchique, les activités suivantes :

L’accueil et communication
– Assurer l’accueil physique et téléphonique
– Effectuer la gestion du courrier (réception, enregistrement, distribution, affranchissement)
– Assurer l’affichage des documents obligatoires
– Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents selon les consignes de la Direction
– Préparer la rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions
– Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques La gestion des Ressources Humaines
– Participer aux tâches administratives liées aux formations (récupération des documents liés aux transports, à la restauration des salariés et aux commandes des repas)
– Participer au suivi du CSE
– Participer aux étapes préalables du recrutement
– Contribuer et suivre les démarches administratives et logistiques liées aux formations (Inscription des salariés, transmission des attestations, réception des factures et devis, commande des repas, réservation des salles.)
– Participer à la gestion administrative des travailleurs handicapés (le cas échéant) dont : gestion de la maladie des travailleurs handicapés, transmission des dates de notification MDPH, transmission et édition des éléments du solde de tout compte,.

La gestion comptable
– Tenir et contrôler la caisse (usagers et/ou établissement)
– Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l’établissement
– Assister le Directeur dans la réalisation des documents budgétaires
– Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l’établissement et des comptes résidents
– Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
– Suivre la participation hébergement des résidents La gestion logistique
– Organiser la logistique de réunions ou d’évènements et les déplacements de l’équipe ou de la Direction
– Gérer les ressources matérielles courantes du service et établir des commandes (fournitures, .)
– Suivre les travaux encore dans l’établissement
– Suivre les factures de l’établissement

La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées
– Gérer les dossiers administratifs de l’usager et suivre les échéances administratives
– Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
– Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
– Gérer les demandes d’admission
– Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l’activité en lien avec le service comptabilité du siège
– Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l’aide sociale à l’hébergement
– Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire .)

La participation à la vie de l’établissement
– Participer et répondre aux besoins des résidents – Participer à l’organisation des évènements
– Participer au CVS (Envoi des invitations, réception des questions, compte rendu et transmission)
– Participer aux réunions pluridisciplinaires

Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel
– Se situer et agir au sein d’une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l’accompagnement
– Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre des actions dans le cadre du projet d’établissement
– Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
– Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d’informations
– Participer à une veille permanente à l’évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
– Développer et s’impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles…

CDD de remplacement jusqu’au 15/07 avec une possibilité de renouvellement, horaires fixes