Assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle (H/F)

Description de l'annonce

L’UDAF de l’Eure (Union Départementale des Associations Familiales de l’Eure) a pour mission de représenter les familles auprès des pouvoirs publics et de gérer des services à destination des familles.

Au sein du pôle « vie associative et action familiale », l’assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle participe à faire vivre le mouvement associatif familial dans sa diversité, assure des liens entre les associations, participe à des projets communs, promeut en interne et en externe les actions de l’UDAF de l’Eure.

Activités principales :
L’Assistant(e) des instances et de la vie institutionnelle aura pour principales activités :

– Prendre en charge la préparation, l’organisation et le suivi des Bureaux, Conseils d’Administration et Assemblée Générale avec la Direction et la Gouvernance
– Préparer et organiser les groupes de travail, commissions internes sur des thématiques diverses à destination des administrateurs et associations adhérentes (ex : médaille de la famille .) en lien avec la Direction
– Assurer le secrétariat des représentations familiales et du service Action familiale
– Prendre en charge et optimiser l’organisation d’un dossier confiée par la Direction
– Mettre en œuvre des actions de communication

Compétence(s) liées au poste
– Rédiger et envoyer les courriers d’invitation et les comptes rendus
– Transmettre des comptes rendus
– Participer à l’organisation et à l’animation d’évènements/ manifestations, l’organisation des réunions
– Préparer les opérations de vote et veiller au respect des procédures électorales
– Assurer l’application et le suivi des décisions, en lien avec le Président et la Direction
– Veiller à la bonne application des statuts de l’Association
– Suivre la mise en œuvre, et l’évaluation annuelle du projet associatif, en lien avec la Gouvernance, la Direction et l’ensemble de l’encadrement
– Prendre en charge et optimiser l’organisation d’un dossier dans le respect du calendrier fixé (listes électorales, Fonds spécial,.)
– Concevoir des supports de communication, assurer leur diffusion via des médias sociaux (site internet, réseau social.) ou via des prestataires adaptés (journaux locaux.)
– Renseigner les tableaux de bord

Autre(s) compétence(s)
– Connaissance du fonctionnement associatif, de la règlementation de la vie statuaire
– Connaissance du réseau partenarial, et associations départementales
– Connaissance des outils bureautique classiques
– Alerter la Direction en cas de difficultés constatées
– Être force de propositions et d’informations
– Rendre compte de son activité auprès de de la Direction
– Prendre en compte et respecter les délais
– Respecter les règles de confidentialité