Assistant / Assistante de direction (H/F)

Description de l'annonce

A3FA est une école de commerce située sur Cannes/Mandelieu. Nous recrutons actuellement pour l’une de nos entreprises partenaires un/une assistant(e) de direction en apprentissage pour préparer l’une de nos formations diplômantes reconnues par l’état de niveau 5 à 7. (BTS / BACHELOR / MASTERE)
Vous serez sur un rythme 2 jours d’école / 3 jours en entreprise par semaine.
Description de l’entreprise : cabinet de conseil en stratégie et développement d’entreprise implanté à Cannes, accompagnant PME, start-ups et institutions dans leurs projets de transformation, d’organisation et de croissance.

Missions :
Gestion de l’agenda et des déplacements
– Planification des rendez-vous internes et externes de la direction (clients, partenaires, collaborateurs)
– Anticipation et optimisation des temps de travail et des priorités
– Organisation logistique des déplacements : réservations (billets, hôtels, véhicules), élaboration des itinéraires
– Préparation des documents de déplacement (planning, ordre de mission, notes de frais)

Préparation, coordination et suivi des réunions
– Organisation des réunions stratégiques (comités de direction, bilans, entretiens partenaires)
– Rédaction de comptes rendus clairs et structurés
– Suivi des actions décidées en réunion et relance des interlocuteurs concernés
– Gestion des outils de visio (Teams, Zoom, etc.) et coordination des convocations

Communication et interface interne/externe
– Filtrage et priorisation des appels, des emails et du courrier
– Rédaction de mails, courriers officiels, notes internes
– Prise en charge de la relation avec les interlocuteurs clés de la direction : clients, fournisseurs, partenaires, institutions
– Transmission efficace des informations aux bons interlocuteurs internes (RH, compta, commercial, etc.)

Gestion administrative de dossiers confidentiels
– Constitution, suivi et mise à jour de dossiers sensibles (RH, juridiques, financiers)
– Classement et archivage papier et numérique
– Suivi des contrats fournisseurs, renouvellements, relances, échéances
– Assistance dans la gestion de documents contractuels : NDA, conventions, contrats cadres

Support transversal à la direction
– Aide à la rédaction de présentations PowerPoint pour les réunions clients ou internes
– Élaboration de tableaux de bord de suivi d’activité, en lien avec les indicateurs clés (KPI)
– Veille sur les sujets d’actualité propres au secteur d’activité de l’entreprise
– Préparation d’éléments d’aide à la décision (dossiers synthétiques, benchmarks, comparatifs)

Participation à des projets ponctuels ou transverses
– Coordination de projets internes (ex : refonte de procédures, gestion de crise, démarche qualité)
– Participation à des campagnes de communication interne (organisation de séminaires, newsletters, onboarding de nouveaux arrivants)
– Contribution à des projets RH : mise à jour des fiches de poste, suivi des formations internes, planning des entretiens annuels