Assistant de Direction (h/f)

Description de l'annonce

Bonjour,

Nous recherchons un Assistant de direction H/F en CDD de 6 mois sur VERSAILLES.

1) Accueil – Courrier – Secrétariat courant :
Tâches :
– Accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs.
– Suivi et traitement du courrier envoyé et reçu
– Secrétariat courant : classement et archivage des documents, gestion des agendas, organisation des déplacements et réunions, .

2) Communication
Tâches :
– Mise à jour du portfolio de l’entreprise
– Mise à jour du site internet
– Mise à jour du compte Instagram de l’agence
– Rédaction et mise en forme des dossiers de candidature (rédaction des notes méthodologiques, choix des références, .)

3) Secrétariat technique
Tâches :
– Suivi administratif des projets
– Suivi des chantiers sur Archipad (CR / Rapports de visite)
– Gestion des envois CR / EXE
– Tenue de l’agenda des différents projets en cours
– Préparation des réponses aux consultations lancées par les maîtres d’ouvrage
– Montage administratif et suivi des dépôts des dossiers de permis de construire
– Organisation et gestion administrative des dossiers de consultation des entreprises (DCE)
– Suivi administratif et financier des dossiers techniques
– Transmission des informations techniques et administratives aux interlocuteurs de l’entreprise, BET partenaires ou Maîtres d’Ouvrage
– Veille réglementaire des appels à candidature
– Elaboration des rapports d’analyse des offres

Compétences :
– Connaissances en secrétariat et en gestion
– Parfaite connaissance des outils bureautiques (tableurs, internet, outlook, .).
– Connaissances dans son domaine de spécialisation
– Compétences rédactionnelles
– Maîtrise des outils graphiques (In Design, WordPress)
– Connaissances des procédures réglementaires
– Connaissance du vocabulaire professionnel
– Gestion de la documentation réglementaire
– Connaissance des procédures de marchés publics
– Maîtrise de l’outil Archipad
– Maîtrise les fonctions de avancées des différents outils bureautiques : traitement de texte, tableur, mise en forme (In Design)
– Compétences relationnelles pour communiquer avec les différents acteurs du projet
– Compétences rédactionnelles (Mise en forme de comptes rendus, mise en forme de dossiers techniques.)