Assistant / Assistante administrative – Gestion financière (H/F)

Description de l'annonce

PRISE DE POSTE AU 15/09/2025
Vous intégrerez une direction Petite enfance qui compte plus de 90 agents répartis dans les 10 Etablissements d’accueil du jeune enfant (2 multi accueils, 7 micro crèches et 1 multi accueil familial), les 3 Relais Petites enfance et les 4 Lieux d’accueil enfants parents. Cette direction est en développement avec le projet de deux nouvelles structures à court terme, elle a à cœur de conjuguer les besoins des familles et l’exigence du suivi administratif et réglementaire.
LE POSTE
Vous soutenez la direction petite enfance dans la gestion financière et comptable mais également dans la gestion administrative générale : relations institutionnelles et organisation de la direction (gestion des agendas, dossiers spécifiques.) :
Assurer la gestion financière et comptable (30%), la gestion administrative institutionnelle (30%), soutien administratif à l’organisation de la direction (30%), la continuité du service administratif constitué de 3 personnes (10%).
MISSIONS
1/ Assurer la gestion financière et comptable
Assurer le suivi budgétaire : préparation et suivi (points réguliers avec la direction, création et utilisation d’outils de suivi à l’échelle de la direction et des structures)
Assurer le suivi des recettes : demande de subvention et suivi de la demande (transmission des conventions, transmission des bilans.), facturations aux familles (appui sur le logiciel métier concerto), suivi des impayés (lien avec la trésorerie, création d’outils, lien avec les structures)
Assurer le suivi des dépenses : engagement comptable en lien avec le service des finances et l’assistant administratif en soutien administratif des structures
2/ Assurer la gestion administrative institutionnelle
Préparer les assemblées délibérantes de la collectivité : rédaction de délibérations, décisions, enregistrement et archivage
Assurer les relations contractuelles avec les partenaires institutionnels en lien fort avec les responsables de service et les directrices structures :
o Département : agrément des structures par la PMI,
o CAF : conventionnement, réalisation des budgets prévisionnels et bilan d’activité, préparation et suivi des contrôles, mise à jour du règlement de fonctionnement
o Etat : déclarations des cuisines satellites, plan de mise en sécurité.
Assurer un suivi administratif institutionnel et régulier par structure sur site
3/ Assurer un soutien administratif à l’organisation de la direction
Gérer des agendas, des RDV
Organiser des réunions voire des évènements : dates, salles, participants, convocation, ordre du jour, prise de notes et compte rendu
Soutien administratif sur des dossiers spécifiques : mise en forme de document, préparation de dossiers
4/ Assurer la continuité du service administratif petite enfance
Savoir réaliser les tâches urgentes des collègues du service
Entraide ponctuelle en fonction des dossiers (journée pédagogique, commission d’attribution.)
Réalisation de tâches administratives diverses en fonction des besoins généraux de la direction (courrier, compte rendu, organisation de réunion.)
Savoirs :
Connaissance des procédures comptables et des règles budgétaires publiques
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales (instances, procédures administratives.)
Compétences administratives (tableaux de suivi, rédaction d’actes et de courriers, tenue de fichiers.).
Connaissance du monde de la petite enfance (modes d’accueil, partenaires, réglementations techniques.).
Savoir-faire (et numériques) :
Savoir s’organiser en autonomie, gérer les priorités et savoir respecter des délais,
Capacité rédactionnelle (compte rendu, note)
Capacité à rechercher des informations/documents
Capacité d’alerte et d’anticipation,
Office, utilisation d’Internet et plateformes professionnelles
Télétravail possible, à hauteur d’une journée/semaine