Assistant (e) administratif (ve) (H/F)

Description de l'annonce

BGE Languedoc Catalogne recrute un(e) assistant (e) administratif (ve) au sein de son pôle back office à Nîmes.

Missions :

Sous l’autorité de la Responsable du pôle, vous serez en charge de :
– Assurer l’accueil et le secrétariat général de la structure,
– Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d’organisation de la vie courante dans le respect de la qualité,
– Assurer l’organisation de la vie courante de la structure,
– Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients.

Détail des tâches :

a. Assurer l’accueil et le secrétariat de la structure
– Assurer l’accueil physique et téléphonique,
– Gérer les messages téléphoniques : prise en charge et information au destinataire avec suivi éventuel selon degré d’urgence,
– Gérer le répondeur : relever les messages, les transmettre, gérer les annonces d’absence,
– Accueillir les primo visiteurs, les informer et les orienter , .,
– Informer le conseiller du RDV et faire signer la feuille d’émargement si nécessaire,
– Ouvrir, dater et ventiler le courrier reçu en s’assurant de la transmission effective à son destinataire,
– Gérer les différentes boites mail,
– Assurer la gestion des salles et le secrétariat des réunions d’équipe: compte rendu, demande de validation et transmission

b. Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d’organisation de la vie courante dans le respect de la qualité
– Assurer l’accessibilité des informations,
– Classer et photocopier les documents en s’assurant de la traçabilité de l’information,
– Préparer les dossiers des porteurs de projets : Ouvrir le dossier papier, classer, archiver .
– S’assurer de la mise en réseau des documents d’information (plannings formation pacte, réunion d’information collective..) et de leurs mises à jour régulières,
– Saisir les données sur les différentes bases informatiques,
– Mettre en forme les courriers et les documents en respectant la charte graphique de l’association,
– Préparer les documents remis aux stagiaires dans le cadre des formations,
– Réaliser les convocations selon les consignes laissées,
– Préparer pour chaque conseiller le suivi des échéances et les leur transmettre
– Effectuer les relances nécessaires en amont, auprès des participants

c. Assurer l’organisation de la vie courante de la structure
– Gérer, suivre les plannings,
– Contribuer à l’utilisation rationnelle des services et des fournitures,
– Assurer la gestion des consommables de la structure sur ses différents sites,
– S’organiser et gérer son temps en coordination avec les autres membres de l’équipe,
– Coordonner l’intervention d’entreprises extérieures en cas de problèmes ponctuels .

d. Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients :
– Saisie des actions AUTRES (réunions d’équipe, permanence) dans les agendas des conseillers,
– Préparation des dossiers des Informations Collectives,
– Relancer les conseillers pour proposer des participants supplémentaires aux formations incomplètes, relancer par téléphone et/ou email les porteurs pour confirmation présence à la formation, transmettre aux formateurs la liste des présents,
– Renouvellement courant des consommables (papeterie, petit matériel, etc) en coordination avec la Responsable Territoriale et/ou administrative.