Assistant / Assistante de direction (H/F)
Description de l'annonce
La Fondation Carmignac, créée en 2000 par Edouard Carmignac, est une Fondation d’entreprise qui s’articule autour de deux axes : une collection qui comprend plus de 300 œuvres et le Prix du photojournalisme remis annuellement.
En partenariat avec la Fondation Carmignac, un lieu d’exposition accessible au public, la Villa Carmignac, a été créée sur le site de Porquerolles afin d’y exposer la collection et organiser des actions culturelles et artistiques.
Description du poste :
Vous travaillez pour la Fondation Carmignac à Paris. Sous la direction des directeurs général et adjoint, vous intégrez le service administratif composé de 2 autres personnes. Vous aurez pour mission :
Assistance générale à la Fondation
Organiser et optimiser l’agenda de la Fondation, gérer les appels, les messages et la correspondance de la Fondation, maintenir le système d’archivage, gérer les commandes de fournitures, de livres et les abonnements, faciliter la circulation de l’information entre les différents services, apporter un soutien administratif aux différents services selon les besoins.
Assistance au Directeur Général
Organiser et optimiser l’agenda du Directeur Général, gérer les appels, les messages et la correspondance du Directeur Général, constituer et organiser les dossiers pour les rendez-vous importants, assurer la veille et les rappels de délai, organiser les voyages et déplacements du directeur général.
Gestion des contrats
Rédiger les contrats selon les modèles établis et les directives de la direction, assurer le suivi des contrats et vérifier le respect des clauses et échéances, gérer le circuit de validation et les signatures des contrats, organiser le classement et l’archivage des contrats signés, assurer l’interface avec le cabinet d’avocats et/ou le service juridique, alerter la direction sur les points d’attention contractuels et les échéances importantes.
Organisation des voyages et accueil des invités: Centraliser les voyages de l’équipe de la Fondation, organiser les voyages et déplacements des invités de la Fondation (artistes, VIP, commissaires), élaborer des feuilles de route détaillées pour les déplacements et visites, coordonner l’accueil des personnalités et organiser leur programme de séjour, veiller au respect du budget voyages conformément aux règles internes et assurer le suivi avec les prestataires.
Coordination entre la Fondation et la Villa
Assurer le relais d’information entre la Fondation à Paris et la Villa, coordonner la transmission des documents et dossiers entre les deux sites, veiller à la continuité du traitement des dossiers partagés, faciliter les déplacements du personnel entre les deux sites et organiser les team buildings, participer à l’uniformisation des pratiques administratives.
Description du profil recherché:
Doté d’une aisance relationnelle et rédactionnelle avérée, vous avez une appétence pour l’art contemporain et une bonne connaissance du milieu muséal et artistique. Vous parlez couramment anglais et souhaitez évoluer dans une petite équipe dans laquelle vous devrez faire preuve de réactivité et d’autonomie, d’une capacité d’adaptation ainsi que d’un sens de l’initiative. Votre sens de la discrétion et de la confidentialité vous qualifient et vous maîtrisez les outils informatiques (pack office, logiciel comptable.) et vous avez des connaissance du droit et des législations en vigueur.