Assistant administratif / Assistante administrative

Description de l'annonce

Vous serez formé(e) en alternance au poste d’assistant/assistante administratif(ve)
Vos missions principales seront :
– Assister le mandataire judiciaire dans ses tâches administratives et organisationnelles
– Gérer les appels téléphoniques et les courriers entrants et sortants
– Rédiger et mettre en forme des documents administratifs (rapports, comptes rendus, courriers, etc.)
– Effectuer des recherches documentaires
– Assurer le suivi des dossiers et des échéances en lien avec les procédures judiciaires
– Collaborer avec les différents services externes
– Participer à la gestion administrative et financière des dossiers
– Contribuer à l’archivage des documents et des données confidentielles
– Contribuer à l’amélioration des processus administratifs et à la mise en place de nouveaux outils de gestion
– Tenir à jour et assurer la facturation
Activités et tâches :
– Gestion des communications : Répondre aux appels téléphoniques, trier et distribuer le courrier, rédiger des courriers et des courriels, et organiser les réunions.
– Suivi des dossiers : Assurer le suivi des dossiers en cours, en collectant et en organisant les documents nécessaires, en préparant les rapports et en veillant à ce que les échéances soient respectées.
– Support administratif : Aider le mandataire judiciaire dans toutes les tâches administratives, telles que la gestion des documents juridiques, la préparation des rapports financiers et la tenue des registres.
– Gestion de la documentation : Organiser et archiver les documents importants, en veillant à ce qu’ils soient facilement accessibles et bien classés.
– Collaboration avec les autres départements : Travailler en étroite collaboration avec les organismes sociaux, prestataires externes, les officiers publics pour assurer une coordination efficace des activités.
– Respect des règles et réglementations : S’assurer que toutes les activités sont menées conformément aux règles et réglementations en vigueur, en particulier en ce qui concerne la confidentialité des informations.
-Gestion financière : Tenir à jour la facturation et le suivi et la traçabilité des opérations bancaires sur un logiciel spécifique.
Relations :
Relations internes : avec le mandataire judiciaire.