Assistant administratif (H/F)

Description de l'annonce

La Délégation Régionale Académique à la Formation Professionnelle Initiale et Continue de l’académie de Versailles (DRAFPIC) s’inscrit dans l’organisation de Région Académique Île-de-France et assure le suivi et l’accompagnement de structures de formation (GRETA) et de gestion (GIP COMPÉTENCES) organisées en un réseau intervenant sur l’ensemble du territoire de l’académie afin de répondre aux besoins de formation et de qualification de tous les publics. Le réseau de la formation continue est engagé depuis 2015 dans une démarche d’amélioration continue de la qualité et souhaite, en complément de la certification Qualiopi, obtenir le label Eduform (le label qualité de l’Éducation nationale pour la formation professionnelle) pour les 4 Greta et le GIP Compétences.

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL :
Liaison hiérarchique : sous la responsabilité hiérarchique du Chef du service du CAFOC.
Liaisons fonctionnelles : Les services CAFOC, Qualité et RSO-Handicap et autres services du GIP-FCIP.

DESCRIPTIF DU POSTE :

Descriptif des missions

– Préparer les réunions
o Convoquer les participants
o Préparer les feuilles d’émargement
o Réserver les salles
– Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processus
o Rédiger les comptes rendus
o Classer et diffuser les comptes rendus
– Contribuer à l’actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)
– Pour la formation : gérer et suivre les inscriptions aux formations du CAFOC, recenser et suivre les attestations de participation aux formations et les fiches d’émargement, contribuer activement à la réponse aux enquêtes de la région académique Ile-de-France (bilan social, indicateurs de formation, etc.)
– Pour la qualité : créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :
o Actualiser et mettre en forme
o Assurer le suivi des versions
o Diffuser, classer et archiver
o Mettre à jour l’affichage interne
– Pour le RSO et Handicap : tâches généralistes d’assistanat, selon les besoins)
– Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)
– Saisir et mettre à jour différents tableaux de bord
– Assister les collaborateurs dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogique

Cette liste est non exhaustive et pourra faire l’objet de modifications.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITEES
Savoirs :
– Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro)
– Utiliser et gérer des outils collaboratifs
– Prendre des notes
Savoir-faire :
– Travailler en autonomie
– Travailler en équipe
– S’organiser
– Rendre compte
Savoir-être :
– Avoir le sens du service public
– Avoir une grande rigueur et des capacités d’organisation
– Avoir une capacité d’analyse et un sens critique
– Intérêt pour la Qualité, la RSO et le Handicap