Assistant-e administratif-ve et comptable (H/F)

Description de l'annonce

Notre mission ? Promouvoir, gérer et développer le tourisme sur l’ensemble du territoire, tout en valorisant ses paysages, son patrimoine et ses savoir-faire. Chaque jour, nous accueillons, informons et inspirons les visiteurs dans nos différents lieux d’accueil (Fontenay-le-Comte, Vouvant, Mervent, Maillezais, La Châtaigneraie et Damvix), en ligne et par téléphone.
Depuis 2025, nous avons affirmé un nouveau positionnement fort : « Réveillez le héros qui est en vous ». Ce slogan incarne notre ambition : inviter chacun à vivre pleinement son séjour, à explorer, à s’émerveiller, à se dépasser

Missions principales:

1/Gestion administrative et organisationnelle :
-Administration générale :

– Assurer le secrétariat général : gestion des agendas, planification et organisation des réunions (réservations, convocations, logistique).
– Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, invitations, délibérations, comptes rendus, feuilles de présence.
– Gérer le parapheur, le courrier entrant/sortant, les enregistrements et la diffusion interne.
– Assurer le suivi et les commandes de fournitures administratives.

– Gestion du bâtiment et de la logistique:

– Créer et suivre les fiches d’intervention technique (travaux, entretien, sécurité).
– Coordonner les interventions d’entreprises et les services techniques.
– Gérer les contrats d’entretien et de maintenance (vitres, alarmes, portes automatiques.).
– Gérer les contrats d’assurance (renouvellement, suivi).
– Tenir à jour le registre de sécurité et le suivi des clés.
– Gérer le véhicule de service (entretien, carburant, planning d’utilisation).

2/ Comptabilité et finances – Office de Tourisme

– Enregistrer et suivre les factures fournisseurs et prestataires.
– Réaliser les paiements.
– Classer les pièces comptables et assurer le lien avec le cabinet comptable et la direction.
– Suivre et gérer les moyens de paiement : cartes bancaires, carte U, carte cadeaux partenaires.
– Tenir à jour les suivis financiers et participer à la préparation budgétaire.

3/ Gestion de la taxe de séjour

– Assurer la régie principale et le suivi du compte DFT.
– Gérer les déclarations, encaissements et relances des hébergeurs (plateforme, téléphone, courrier).
– Suivre les logiciels FARITAS (plateformes) et DELTA (délibérations).
– Réaliser les extractions de données, tableaux de bord et bilans annuels.
– Préparer les actes administratifs : arrêtés, délibérations, désignation des régisseurs, tarifs.
– Transmettre les données à la trésorerie et à la direction financière (ComCom).
– Rédiger les mémoires pour les sites touristiques et aires de camping-cars.
– Accompagner les hébergeurs : aide à la saisie, visites, création ou cessation d’activité, formation à la plateforme.

Missions complémentaires : Suivi du personnel et tâches RH

– Suivre les missions de l’agent d’entretien : planning, congés, produits.
– Mettre à jour le registre du personnel.
– Gérer les candidatures, conventions et documents pour stagiaires/saisonniers.
– Traiter les notes de frais des agents.
– Rédaction de notes, décisions, conventions et délibérations pour signature du Président.

Profil recherché:

Compétences requises
– Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et logiciels comptables.
– Connaissance de la comptabilité privée
– Connaissance du fonctionnement d’un EPCI et des procédures administratives.
– Capacités rédactionnelles et d’organisation confirmées.
– Sens du service, discrétion, rigueur, autonomie.