Secrétaire (H/F)

Description de l'annonce

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) en unité éducative, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE)
et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public
– Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires
– Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires
– Renseigner l’application PARCOURS

Gestion du secrétariat
– Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi
– Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles
– Créer les dossiers jeunes
– Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers
– Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité

Gestion des aspects logistiques de l’unité
– Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE
– En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via < CHORUS formulaire > pour
l’unité éducative
– Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement
– Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique
– Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines
– Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE