Assistant d’agence aide à domicile H/F

Description de l'annonce

L’assistant(e) d’agence assure le bon déroulement administratif et logistique des activités de l’agence Papoos.
Il/elle est un maillon essentiel de la relation entre les bénéficiaires, les aidants et les intervenants.
Il/elle soutient le responsable d’agence dans le suivi des prestations, la gestion des plannings, la qualité du service et le recrutement des intervenants.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Accueil et relation téléphonique
– Répondre aux appels entrants (bénéficiaires, familles, intervenants, prescripteurs).
– Accueillir les visiteurs à l’agence avec chaleur et professionnalisme.
– Assurer un rôle d’écoute et de réassurance dans la relation client.
2. Suivi administratif
– Mettre à jour les dossiers bénéficiaires et intervenants (documents, pièces justificatives.).
– Gérer les contrats de travail, contrats de mandat et avenants.
– Assurer l’archivage, la numérisation et la bonne tenue des dossiers.
3. Gestion des plannings
– Aider à la construction et à l’ajustement des plannings hebdomadaires.
– Saisir et modifier les interventions dans l’outil de gestion (ex. : Ximi).
– Veiller à l’adéquation des plannings avec les disponibilités des intervenants et les besoins des bénéficiaires.
4. Suivi qualité
– Participer au suivi des prestations et à la mise à jour du cahier de liaison.
– Relayer les appels de suivi (appels « câlins ») et les retours de satisfaction.
– Identifier les irritants et alerter le responsable d’agence en cas de besoin.
5. Recrutement des intervenants
– Participer à la rédaction et à la diffusion des offres d’emploi.
– Réaliser la présélection téléphonique des candidats.
– Conduire les entretiens individuels en présentiel ou en visio.
– Participer à l’analyse des profils et à la prise de décision finale sur les embauches, en lien étroit avec le Responsable d’Agence.
– Assurer l’onboarding des nouvelles recrues (dossier administratif, première présentation, suivi d’intégration).
6. Gestion commerciale de l’agence
– Prise en charge des demandes des prospects
– Gestion des devis des prospects
– Relance des devis
– Savoir ajuster les plans d’aide en fonction de l’évolution de la situation de la personne agée.