Assistante de formation (H/F)

Description de l'annonce

– Assure le déroulement administratif des formations réalisées
– Communique efficacement avec les différents partenaires et acteurs du pôle GRETA
– Accueille et renseigne le public ;
– Renseigne sur l’offre de formation et les conditions d’accès.
– Réceptionne les appels téléphoniques, traite les mails et les transmet aux interlocuteurs demandés.
– Suivi administratif des prospects et renseignement et mise à jour du CRM de la structure.
– Gère le courrier entrant et sortant ;
– Participe à la communication interne et externe : diffuse, reçoit et exploite les informations en lien avec l’activité.
Organisation et déroulement de la formation (cf. check list):
A l’ouverture :
– Convoque les stagiaires aux entretiens de sélection et aux informations collectives.
– Gère l’accueil administratif des stagiaires.
– Recueille et centralise les pièces constitutives du dossier d’inscription et aide le stagiaire à l’élaboration de son dossier,
– Saisit, édite et diffuse l’ensemble des documents de formation nécessaires aux stagiaires et à l’équipe pédagogique.
Pendant le déroulement de l’action :
– Effectue le suivi des présences et transmet les éléments aux différents financeurs et au service facturation ;
– Saisit des données dans les différents logiciels de suivi
– Collecte les heures des formateurs
– Inscrit les stagiaires aux examens ;
– Prépare les éventuelles sessions d’examens en collaboration avec le coordonnateur ;
– Traite les indicateurs globaux de satisfaction.
La fin de l’action de formation :
– Remet les attestations de fin de formation aux stagiaires.
– Suit par tout moyen (courrier, téléphone, mails) les stagiaires à la fin de formation 6 mois après
– Classe et archive les documents papiers et dématérialisés
Exigences du poste
– Maîtrise les techniques du secrétariat
– Maîtrise de l’expression écrite et orale, des techniques de communication, des règles de présentation des documents
– Maitrise des outils bureautiques
– Maîtrise des logiciels internes
– Maîtrise la démarche qualité mise en place par le GIP FIPAN
– Connaissance de l’environnement de la Formation Continue
– Connaissance du réseau académique et de son offre de formation
– Connaissance des modalités de financement
– Rigueur, efficacité, capacité à communiquer
– Organisation, gestion des urgences
– Réactivité, autonomie, aptitude au travail d’équipe
– Confidentialité et loyauté