Secrétaire administratif(ve) transport de marchandises (H/F)

Description de l'annonce

Sous l’autorité du Responsable Facturation, et en étroite collaboration avec les autres services internes, vous avez pour principale mission de :
– Recueillir et trier les documents hebdomadaires des conducteurs
– Pointer les ordres de transport sur le TMS en s’appuyant sur les documents de transport
– Pointer et valider régulièrement les factures des affrétés et au plus le tard le 11 de chaque mois
– Editer régulièrement les factures et au plus tard le 10 de chaque mois.
Activités régulières :
– Tri et rapprochement des lettres voitures et des fax de confirmation d’affrètement et pointage,
– Renseigner les informations de facturation sur les portails web des clients,
– Contrôler et compléter les ordres de transport selon consignes et/ou procédure avant facturation,
– Saisie, vérification et envoi des factures,
– Saisie des affrétés,
– Mise à jour des tarifs clients sur le système informatique,
– Suivi des dossiers « Litiges »,
– Remontée des anomalies internes à la direction dans le cadre de l’amélioration continue (CMR incomplètes, pochettes vertes incomplètes ..)
– Être amené à rédiger un courrier avec les parties prenantes,
– Classement et archivage des documents de travail annuels (factures, des lettres de voiture, pochettes hebdomadaires, carnet de CMR.)
– Créer et mettre à jour les procédures clients pour la partie facturation
– Accueil physique du personnel extérieur

Activités ponctuelles :
– Gestion du standard téléphoniquele titulaire du poste doit connaitre …) :
– Connaitre les règles de la facturation
– Connaissances informatiques (Outlook, Excel, Word)

Profil:
– Maitrise informatique (Outlook, Excel, Word)
– S’assurer que les actions de facturation soient cohérentes avec les attendus comptables
– Respect des consignes
– Bon rédactionnel
– Aisance téléphonique
– Accueillir et orienter le public
– Savoir lire et exploiter un document de transport
– Savoir identifier des anomalies, être force de proposition et si besoin les faire remonter au bon interlocuteur,
– Savoir gérer son temps et les priorités
– Sens de l’organisation (Anticipation et Réactivité.)
– Avoir du bon sens
– Analyse des chiffres
– Polyvalence
– Esprit d’équipe
– Professionnalisme, rigueur, investissement
– Discrétion / confidentialité
– Être source de proposition (préventives, correctives, amélioration continue.)