Secrétaire de direction

Description de l'annonce

Le / La secrétaire de direction assure l’ensemble des tâches suivantes :
– Assure l’affranchissement du courrier avant le départ de celui-ci.
– Assure le secrétariat des instances (CA, CSEU, CVS et autres si nécessaire) : préparation des ordres du jour, préparation des invitations et de leurs pièces jointes, réservation des salles, matériels et repas si nécessaire, établissement des procès-verbaux dans les délais impartis, gestion des ouvertures et fermetures des salles, mise à jour des dossiers correspondants selon la méthode en place (TRAPEC).
– Assure la rédaction des délibérations et des décisions du directeur en relation avec les personnes concernées. Il / Elle en assure la diffusion après validation ainsi que la traçabilité de cette diffusion. Il / Elle met à jour le registre des délibérations dès réception de leur validation.
– Assure le classement de tous les dossiers en utilisant la méthode en place.
– Assure la mise en ligne des marchés publics, leur suivi, leur réception (papier et sur les marchés en ligne), les courriers à adresser aux candidats, le suivi des actes d’engagement et des travaux / services.
– Gère le calendrier des rendez-vous de la direction, elle assure une traçabilité en calendrier partagé et remet à la direction les documents nécessaires à ces rendez-vous.
– Assure l’organisation générale des manifestations et réunions organisées par la direction : réservation salle, matériel, repas / contact avec la presse / lancement des invitations.
– Assure les travaux de reproduction pour le personnel de l’encadrement et d’éventuels courriers.
– Une fois par an, elle assure le classement de l’ensemble des dossiers de la direction et se charge d’assurer l’archivage des pièces dans les locaux prévus à cet effet.

Savoir-Faire :
– Utiliser les outils bureautiques : Excel, Word, Power Point, Ageval, Netsoins
– Organisation et rigueur professionnelles
– Respecter les procédures établies

Qualités et aptitudes :
– Savoir prendre des notes
– Savoir rédiger un procès-verbal / compte-rendu de réunion
– Discrétion
– Sens de l’organisation et de l’efficience
– Sens du travail en équipe
– Respect de la hiérarchie