Assistant-e administratif-ve de Direction Opérationnelle (H/F)

Description de l'annonce

Date limite de candidature : 17/10/2025
Lieu : 355 rue Vendémiaire

VOTRE MISSION :

L’assistant-e administratif-ve participe à l’organisation administrative et technique de l’activité liée au service de Direction Opérationnelle de la Mission Locale des Jeunes de Montpellier Méditerranée Métropole.

La Direction Opérationnelle de la Mission est composée d’une équipe de trois personnes placées sous la responsabilité directe du Directeur Opérationnel.

ACTIVITES :
L’assistant-e administratif-ve assure le soutien opérationnel et logistique des dispositifs en cours, à travers les missions suivantes :

Gestion administrative et bureautique :
Création et mise en forme de documents (courriers, rapports, bilans, conventions.)
Elaboration de supports de travail sur Word, Excel, etc.
Saisie et mise à jour de données dans des logiciels spécifiques
Suivi et alimentation de tableaux de bord

Suivi des dispositifs (financement européens, régionaux, de mobilité internationale.) :
Réception, enregistrement et vérification des documents
Gestion des documents obligatoires et financiers
Relance de jeunes

Relations partenariales et publics :
Communication par mail et téléphone (relance, demande de devis, factures, documents.)
Suivi des conventions partenaires : mise en forme, bilans, émargement.

Organisation logistique :
Organisation d’évènements
Réservation pour des déplacements professionnels (avion, train, hôtel.)
Réservation de salles

Accueil et gestion des communications
Accueil téléphonique (environ 3 jours/semaine)
Gestion de plusieurs boîtes mail
Administration et suivi d’un planning

SAVOIR FAIRE :

Techniques de secrétariat et de gestion administrative
Techniques d’accueil téléphonique
Bonne capacité rédactionnelle et de mise en forme
Bonne maitrise des logiciels informatiques et outils de télécommunications (Pack Office)
Maîtriser les outils multimédias

SAVOIR-ÊTRE :
Rigueur et sens de l’organisation
Savoir gérer les priorités
Capacité à travailler en équipe
Bonne élocution et aisance dans l’expression orale
Sens de l’analyse / esprit de synthèse
Sens du contact
Qualités relationnelles
Capacité d’écoute, discrétion
Capacité à gérer des situations complexes
Capacité d’autonomie et d’initiative

PRE-REQUIS :
Expérience professionnelle minimale de 2 ans exigée sur un poste similaire dans les domaines administratif ou du secrétariat
Maitrise des logiciels bureautiques exigée, particulièrement très bonne maitrise d’Excel

FORMATION DEMANDEE :
BAC + 2 ADMINISTRATIF EXIGE